(ուժը կարցրել է 18.06.15 թիվ 592-Ն հրաման)
i
121.0539.170507
ԳՐԱՆՑՎԱԾ Է
ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ՀԱՆՐԱՊԵՏՈՒԹՅԱՆ
ԱՐԴԱՐԱԴԱՏՈՒԹՅԱՆ ՆԱԽԱՐԱՐՈՒԹՅԱՆ ԿՈՂՄԻՑ
«17» 05 2007 Թ.
ՊԵՏԱԿԱՆ ԳՐԱՆՑՄԱՆ ԹԻՎ 12107212
ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ՀԱՆՐԱՊԵՏՈՒԹՅԱՆ ՏԱՐԱԾՔԱՅԻՆ ԿԱՌԱՎԱՐՄԱՆ ՆԱԽԱՐԱՐՈՒԹՅԱՆ ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ՓՐԿԱՐԱՐ ԾԱՌԱՅՈՒԹՅԱՆ ՏՆՕՐԵՆ ՀՐԱՄԱՆ
23 ապրիլի 2007 թվականի N 539-Ն
ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ՀԱՆՐԱՊԵՏՈՒԹՅԱՆ ՏԱՐԱԾՔԱՅԻՆ ԿԱՌԱՎԱՐՄԱՆ ՆԱԽԱՐԱՐՈՒԹՅԱՆ ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ՓՐԿԱՐԱՐ ԾԱՌԱՅՈՒԹՅԱՆ ԳՈՐԾԱՎԱՐՈՒԹՅԱՆ ԿԱՐԳԸ ՀԱՍՏԱՏԵԼՈՒ ԵՎ ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ՀԱՆՐԱՊԵՏՈՒԹՅԱՆ ԿԱՌԱՎԱՐՈՒԹՅԱՆՆ ԱՌԸՆԹԵՐ ԱՐՏԱԿԱՐԳ ԻՐԱՎԻՃԱԿՆԵՐԻ ՎԱՐՉՈՒԹՅԱՆ ՊԵՏԻ 2004 ԹՎԱԿԱՆԻ ՍԵՊՏԵՄԲԵՐԻ 20-Ի N 917-Ն ՀՐԱՄԱՆՆ ՈՒԺԸ ԿՈՐՑՐԱԾ ՃԱՆԱՉԵԼՈՒ ՄԱՍԻՆ
Ղեկավարվելով Հայաստանի Հանրապետության կառավարության 2002 թվականի հունիսի 20-ի «Հայաստանի Հանրապետության կառավարության գործավարության կարգը հաստատելու մասին» թիվ 890-Ն որոշման 2-րդ կետի «բ» ենթակետով`
ՀՐԱՄԱՅՈՒՄ ԵՄ`
1. Հաստատել Հայաստանի Հանրապետության տարածքային կառավարման նախարարության Հայաստանի փրկարար ծառայության գործավարության կարգը` համաձայն հավելվածի:
i
2. ՈՒժը կորցրած ճանաչել Հայաստանի Հանրապետության կառավարությանն առընթեր արտակարգ իրավիճակների վարչության պետի 2004 թվականի սեպտեմբերի 20-ի «Հայաստանի Հանրապետության կառավարությանն առընթեր արտակարգ իրավիճակների վարչության գործավարության կարգը հաստատելու մասին» թիվ 917-Ն հրամանը:
3. Սույն հրամանի կատարման հսկողությունը դնել Հայաստանի Հանրապետության տարածքային կառավարման նախարարության Հայաստանի փրկարար ծառայության աշխատակազմի ղեկավարի վրա:
Հավելված
ՀՀ տարածքային կառավարման
նախարարության Հայաստանի
փրկարար ծառայության տնօրենի
2007 թվականի ապրիլի 23-ի
թիվ 539- Ն հրամանի
ԿԱՐԳ
ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ՀԱՆՐԱՊԵՏՈՒԹՅԱՆ ՏԱՐԱԾՔԱՅԻՆ ԿԱՌԱՎԱՐՄԱՆ ՆԱԽԱՐԱՐՈՒԹՅԱՆ ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ՓՐԿԱՐԱՐ ԾԱՌԱՅՈՒԹՅԱՆ ԳՈՐԾԱՎԱՐՈՒԹՅԱՆ
I. ԸՆԴՀԱՆՈՒՐ ԴՐՈՒՅԹՆԵՐ
1. Սույն կարգով սահմանվում է Հայաստանի Հանրապետության տարածքային կառավարման նախարարության Հայաստանի փրկարար ծառայության (այսուհետ` ծառայություն) գործավարության կարգը:
2. Ծառայության գործավարության կազմակերպումն իրականացնում է ծառայության աշխատակազմը (այսուհետ` աշխատակազմ):
3. Աշխատակազմի կառուցվածքային, առանձնացված և տարածքային ստորաբաժանումներում (այսուհետ` ստորաբաժանում) գործավարության կազմակերպման և վարման համար պատասխանատու է ստորաբաժանման ղեկավարը:
4. Գաղտնի գործավարությունն իրականացվում է «Պետական և ծառայողական գաղտնիքի մասին» Հայաստանի Հանրապետության օրենքի և Հայաստանի Հանրապետության կառավարության 1997 թվականի դեկտեմբերի 30-ի N 626 որոշմամբ հաստատված հրահանգի պահանջներին համապատասխան:
II. ԾԱՌԱՅՈՒԹՅՈՒՆՈՒՄ ՍՏԱՑՎԱԾ ԹՂԹԱԿՑՈՒԹՅԱՆ ԸՆԴՈՒՆՈՒՄԸ, ԳՐԱՆՑՈՒՄՆ ՈՒ ՇԱՐԺԸ
5. Ծառայությունում ստացված ամբողջ պաշտոնական և ոչ պաշտոնական թղթակցությունն ընդունվում և գրանցվում է աշխատակազմի քարտուղարությունում (այսուհետ` քարտուղարություն):
Չի թույլատրվում առանց գրանցման թղթակցության շարժը:
Գրանցված փաստաթղթի 1-ին էջի ներքևի աջ անկյունում դրվում է դրոշմակնիք, որի վրա նշվում են մտից գրանցման համարը և ամսաթիվը:
Ստացված փաստաթղթի մտից գրանցման համարը բաղկացած է քարտուղարության դասակարգիչներով թղթակցին տրված պայմանանիշից և նրա հերթական համարից:
6. Քարտուղարությունում բացվում են ստացված բոլոր ծրարները, բացի «Անձամբ» մակագրությամբ ծրարներից:
«Անձամբ» մակագրությամբ ծրարները չեն գրանցվում և փակ վիճակում հանձնվում են հասցեատիրոջը:
7. Քարտուղարության աշխատողները պարտավոր են ծրարը բացելիս ստուգել փաստաթղթերի առկայությունը (ներառյալ հավելվածները), առդիր թերթերի քանակը, փաստաթղթերի համարները համեմատել ծրարի վրա նշվածների հետ:
Փաստաթղթերի բացակայության կամ վնասված լինելու դեպքում կազմվում է ակտ` 3 օրինակից, որոնցից մեկը մնում է քարտուղարությունում, երկրորդը կցվում է փաստաթղթին, իսկ երրորդն ուղարկվում է այն կազմակերպություն, որտեղից ստացվել է ծրարը:
Եթե ծրարում հայտնաբերվում են սխալմամբ դրված փաստաթղթեր, դրանք նոր ծրարներով ուղարկվում են ըստ պատկանելության` փաստաթղթերին կցելով այն ծրարները, որոնցով դրանք ստացվել են` անհրաժեշտության դեպքում տեղյակ պահելով այն կազմակերպությանը, որտեղից ստացվել է ծրարը:
8. Ծրարները, որոնցով ստացվել է թղթակցությունը, պահպանվում և փաստաթղթերին են կցվում այն դեպքում, երբ միայն ծրարի միջոցով կարելի է պարզել ուղարկողի հասցեն կամ, եթե ծրարի վրա փոստային դրոշմակնիքի ամսաթիվը նշանակություն ունի տվյալ նյութի ուղարկման ու ստացման ժամանակը որոշելու համար:
9. Այն դեպքում, երբ փաստաթուղթն ունի գաղտնիության աստիճան, անհրաժեշտության դեպքում պետք է վերծանվի սույն կարգի 4-րդ կետում նշված հրահանգի համաձայն և հետո հանձնվի հասցեատիրոջը:
10. Հայաստանի Հանրապետության նախարարությունների, այլ պետական կառավարման կամ պետական մարմինների և տեղական ինքնակառավարման մարմինների տեղեկատվական բնույթի փաստաթղթերի վրա, եթե դրանք ներկայացնելու անհրաժեշտությունը չի բխում որևէ հանձնարարականի կատարման պահանջներից, դրվում է դրոշմակնիք` նշելով միայն մուտքի ամսաթիվը, որից հետո դրանք ստորագրությամբ հանձնվում են ծառայության համապատասխան ստորաբաժանումներին:
11. Հայաստանի Հանրապետության Նախագահից, Հայաստանի Հանրապետության Ազգային ժողովից, Հայաստանի Հանրապետության կառավարությունից, Հայաստանի Հանրապետության վարչապետից ստացված նյութերը և «Շտապ» թղթակցությունն անհապաղ գրանցվում ու հանձնվում են զեկուցման` ծառայության տնօրենին:
12. Ծառայության տնօրենին հասցեագրված ու մուտքագրված գրությունները, նամակները և մյուս փաստաթղթերը գրանցումից հետո հանձնվում են քարտուղարության պետին` տնօրենին զեկուցելու համար:
Մյուս թղթակցությունը հասցեատերերին է տրվում աշխատանքային մեկ օրվա ընթացքում` սույն կարգին համապատասխան:
13. Ստորաբաժանման գործավարությունը ապահովող համապատասխան աշխատողը քարտուղարության աշխատակցից ստանալով ստորաբաժանում հասցեագրված փաստաթուղթը, այն գրանցում է մատյանում, ստորաբաժանման ղեկավարի մակագրությամբ հանձնում անմիջական կատարողներին` մատյանում արտացոլելով փաստաթղթաշրջանառությունը ստորաբաժանման ներսում:
Ստորաբաժանումից ստորաբաժանում վերահասցեագրված փաստաթղթերը հասցեատերերին են հանձնվում քարտուղարության միջոցով` ծառայության տնօրենի համապատասխան տեղակալի կամ աշխատակազմի ղեկավարի համաձայնությամբ:
14. Քարտուղարությունը գործին կցելու համար փաստաթուղթն ընդունում է այն դեպքում, երբ փաստաթղթին կից` ստորաբաժանման ղեկավարի կողմից ներկայացված համապատասխան հիմնավորման վրա առկա է ծառայության տնօրենի կամ նրա համապատասխան տեղակալի կամ աշխատակազմի ղեկավարի «Գործին» մակագրությունը:
15. Ծառայության աշխատողները պատասխանատու են իրենց մոտ գտնվող փաստաթղթերի պահպանության համար և պարտավոր են խնամքով վերաբերվել դրանց: Չի թույլատրվում ծառայությունում ստացված փաստաթղթերի բնագրային տեքստում որևէ նշում կատարել:
Ստորաբաժանումներում արգելվում է ստացված գրության վրա մտից կամ ելից դրոշմակնիք դնելը: Ստորաբաժանման ներքին փաստաթղթաշրջանառության գրանցման համարը դրվում է գրության դարձերեսին:
16. Արձակուրդ գնալիս, երկարատև գործուղման մեկնելիս կամ այլ պատճառներով բացակայելիս աշխատողը պարտավոր է իր մոտ եղած անավարտ գործերի փաստաթղթերը հանձնել իրեն փոխարինողին կամ անմիջական ղեկավարին:
17. Ստորաբաժանումներում ներքին փաստաթղթաշրջանառության համար պահվում են առանձին գրանցամատյաններ, որոնք համապատասխան ստորաբաժանումից ստանալուց հետո կարվում են, թերթերը համարակալվում և կնքվում քարտուղարության կնիքով:
Ներքին փաստաթղթաշրջանառության գրանցամատյանները քարտուղարությունում հաշվառվում են հերթական համարակալմամբ: Ստորաբաժանումները գրանցամատյանները ավարտելուց հետո հանձնում են քարտուղարություն` օրենքով սահմանված կարգով արխիվացնելու կամ ոչնչացնելու համար, և ստանում նորը:
Ստորաբաժանման գործավարության կազմակերպման պարտականությունը դրվում է համապատասխան աշխատակցի վրա:
Ստորաբաժանումների միջև ծառայողական փաստաթղթերի փոխանակումը, դրանք ստորաբաժանումների պետերի կողմից ստորագրվելուց հետո, իրականացնում են ստորաբաժանումները:
III. ՓԱՍՏԱԹՂԹԵՐԻ ԿԱՏԱՐՄԱՆ ԺԱՄԿԵՏՆԵՐԸ
18. Ծառայությունում փաստաթղթերի կատարման ժամկետների նկատմամբ հսկողությունն իրականացնում է քարտուղարությունը:
19. Հայաստանի Հանրապետության Նախագահի աշխատակազմից, Հայաստանի Հանրապետության Ազգային Ժողովից, Հայաստանի Հանրապետության կառավարությունից, Հայաստանի Հանրապետության վարչապետից, Հայաստանի Հանրապետության սահմանադրական դատարանից ստացված փաստաթղթերի կատարման համար (եթե այլ ժամկետներ չեն սահմանված) սահմանվում է` լրացուցիչ ուսումնասիրություններ չպահանջող հարցեր` մինչև 7-օրյա, լրացուցիչ ուսումնասիրություններ պահանջող հարցեր` մինչև 15-օրյա ժամկետ:
20. Հայաստանի Հանրապետության նախարարությունների, այլ պետական կառավարման կամ պետական մարմինների կողմից Հայաստանի Հանրապետության կառավարության քննարկմանը ներկայացվող Հայաստանի Հանրապետության օրենքների, Հայաստանի Հանրապետության կառավարության և վարչապետի որոշումների նախագծերի վերաբերյալ դիտողությունները և առաջարկությունները տրվում են դրանք ստանալուց հետո 5-օրյա ժամկետում:
21. Հայաստանի Հանրապետության նախարարություններից, այլ պետական կառավարման մարմիններից, ֆիզիկական և իրավաբանական անձանցից ստացված հարցումներին և այլ գրություններին պատասխանելու համար սահմանվում է`
- լրացուցիչ ուսումնասիրություններ չպահանջող հարցերի համար մինչև 5 աշխատանքային օր,
- լրացուցիչ ուսումնասիրություններ, քննարկումներ պահանջող հարցերի համար մինչև 10 աշխատանքային օր:
22. Հանձնարարականների կատարման ժամկետի երկարացումը պետք է ձևակերպել անմիջապես փաստաթուղթը կատարողի կողմից ստանալուց հետո կամ փաստաթղթի կատարման ժամկետը սպառվելուց ոչ ուշ, քան 2-3 օր առաջ, եթե կատարման ընթացքում պարզվում է, որ փաստաթուղթը նշված ժամկետում կատարելն անհնար է: Հակառակ դեպքում հանձնարարականը համարվում է տրված ժամկետում չկատարված:
23. Հանձնարարականի կատարման ժամկետները պատասխանատու կատարողի զեկուցագրի հիման վար կարող են երկարաձգել ծառայության տնօրենը, ծառայության տնօրենի տեղակալները, աշխատակազմի ղեկավարը:
24. Հանձնարարականը ժամկետում կատարելու համար պատասխանատվություն է կրում կատարող ստորաբաժանման ղեկավարը:
Քարտուղարության կողմից պարբերաբար ստորաբաժանումների ղեկավարներին իրենց մասով ներկայացվում են «ժամկետանց» հանձնարարականների ամփոփագրերը:
25. Հանձնարարականը համարվում է կատարված, եթե լուծված են դրանում բարձրացված բոլոր հարցերը կամ դրա վերաբերյալ տրվել է ըստ էության պատասխան:
IV. ՀՐԱՄԱՆՆԵՐԻ ՆԱԽԱՊԱՏՐԱՍՏՈՒՄԸ, ՁԵՎԱԿԵՐՊՈՒՄԸ ԵՎ ԱՌԱՔՈՒՄԸ
26. Ծառայության տնօրենի, ծառայության տնօրենի տեղակալների և աշխատակազմի ղեկավարի հրամանները տպվում են համապատասխան ձևաթղթերի վրա:
27. Հրամանների նախագծերը նախապատրաստվում են համապատասխան ստորաբաժանումներում:
28. Ծառայության տնօրենի հրամանները ստորագրության ներկայացնելուց առաջ նախապես համաձայնեցվում են շահագրգիռ ստորաբաժանումների, աշխատակազմի իրավական ապահովման վարչության պետի, ոլորտը վերահսկող ծառայության տնօրենի տեղակալի կամ աշխատակազմի ղեկավարի հետ` դարձերեսին նշագրում կատարելու ձևով:
29. Ծառայության տնօրենի հրամանները` համապատասխան հիմքերով և կցված առաքման հասցեաթերթով, հանձնվում է քարտուղարություն` ծառայության տնօրենի ստորագրությանը ներկայացնելու:
Ծառայության տնօրենի հրամանները գրանցվում են քարտուղարությունում համապատասխան գրանցամատյաններում` դրանց տալով հերթական համարներ, նշելով ընդունման ամսաթիվը, ամիսը, տարեթիվը:
30. Ծառայության տնօրենի տեղակալների և աշխատակազմի ղեկավարի հրամանները գրանցվում են քարտուղարությունում համապատասխան գրանցամատյաններում` դրանց տալով հերթական համարներ, նշելով ընդունման ամսաթիվը, ամիսը, տարեթիվը:
31. Քարտուղարությունը կազմակերպում է հրամանների բազմացումը և առաքումը ըստ առնչության` համաձայն հրամանի նախագիծը ներկայացնող ստորաբաժանման ներկայացրած առաքման հասցեաթերթի:
Հրամանի յուրաքանչյուր օրինակ կնքվում է քարտուղարության կնիքով:
Յուրաքանչյուր տարվա համար հրամանների համարակալումները սկսվում են հունվար ամսվա առաջին հրամանից և ավարտվում տվյալ տարվա դեկտեմբերի վերջին հրամանով:
32. Քարտուղարության կողմից ստորաբաժանումներին հրամանների լրացուցիչ օրինակներ չեն տրվում` առանց ծառայության տնօրենի, ծառայության տնօրենի տեղակալների, աշխատակազմի ղեկավարի և քարտուղարության պետի ցուցումի:
33. Հրամանների բնօրինակների վրա չի թույլատրվում կատարել ուղղում կամ լրացում, դրանք արվում են նոր հրամանով` նախկինում ընդունված հրամանի մեջ փոփոխություններ և լրացումներ մտցնելու առաջարկով:
34. Հրամանների բնօրինակները կից հավելվածներով, պահվում են քարտուղարությունում:
V. ԵԼԻՑ ԹՂԹԱԿՑՈՒԹՅԱՆ ՁԵՎԱԿԵՐՊՈՒՄԸ
35. Ծառայությունում ելից փաստաթղթերը ստորագրվում են ծառայության տնօրենի, ծառայության տնօրենի տեղակալների և աշխատակազմի ղեկավարի կողմից:
36. Ստորագրության ներկայացվող նամակին կցվում է երկրորդ օրինակը` համապատասխան նշագրերով:
37. Նամակների տեքստի տակ, որոնց կցվում են լրացուցիչ նյութեր, նշվում է կցվող նյութի էջերի թիվը, ներքևի ձախ անկյունում` կատարողի ազգանունը և հեռախոսահամարը:
38. Տնօրենի ստորագրմանը ներկայացվող փաստաթղթերը նշագրում են նախապատրաստող ստորաբաժանման ղեկավարը, տվյալ փաստաթղթի համար շահագրգիռ այլ ստորաբաժանման ղեկավարները և ոլորտը վերահսկող տնօրենի տեղակալը կամ աշխատակազմի ղեկավարը:
39. Ելից փաստաթղթերը ստորագրվելուց հետո քարտուղարությունում գրանցվում են ելից փաստաթղթերի գրանցման մատյանում և համարակալվում: Ելից համարը դրվում է ձևաթղթի վերևի ձախ անկյունում: Ելից փաստաթղթերը համարակալվում են տնօրենի կողմից հաստատված պայմանանիշներով, որից հետո դրվում է հերթական համարը:
40. Ելից փաստաթղթերն ընդունելիս քարտուղարության աշխատողները պարտավոր են ստուգել փաստաթղթի ձևակերպման համապատասխանությունը սույն կարգով սահմանված բոլոր չափանիշներին:
41. Այն դեպքում, երբ փաստաթղթերն առաքվում են որպես ստացված գրությունների պատասխաններ, հասցեատիրոջ անվան տակ վերին ձախ անկյունում նշվում են այդ գրության համարը և ամսաթիվը:
42. ՈՒղարկվող փաստաթղթի երկրորդ օրինակը պահվում է քարտուղարությունում` սահմանված կարգով:
Առաքվող թղթակցության ցուցակները պահվում են քարտուղարությունում:
43. Չի թույլատրվում առանց քարտուղարությունում ելից փաստաթղթի գրանցման այն հասցեատիրոջը հանձնելը:
VI. ՔԱՂԱՔԱՑԻՆԵՐԻ ԱՌԱՋԱՐԿՈՒԹՅՈՒՆՆԵՐԻ, ԴԻՄՈՒՄՆԵՐԻ ԵՎ ԲՈՂՈՔՆԵՐԻ ՔՆՆԱՐԿՈՒՄՆ ՈՒ ԸՆԹԱՑՔ ՏԱԼԸ
44. Քաղաքացիների կողմից ստացված առաջարկությունները, դիմումներն ու բողոքները ստացման օրը գրանցվում են քարտուղարությունում:
45. Քաղաքացիների առաջարկությունները, դիմումներն ու բողոքները ստանալիս ստուգվում են, որ դրանք լինեն ստորագրված, նշված լինի դիմողի անունը, ազգանունը, հասցեն, այնուհետև այն գրանցվում է դրա համար նախատեսված գրանցամատյանում:
46. Ծառայության իրավասու անձի կողմից քաղաքացիների անհատական ընդունելության ժամանակ նրանց գրավոր առաջարկությունները, դիմումներն ու բողոքները նույնպես ենթակա են գրանցման` օրենքով սահմանված կարգով:
47. Կոլեկտիվ առաջարկության, դիմումի և բողոքի ստացման դեպքում գրանցվում է ընդգծված ազգանունը, իսկ դրա բացակայության դեպքում` առաջին ազգանունը:
48. Անստորագիր նամակները գրանցման ենթակա չեն և ոչնչացվում են օրենքով սահմանված կարգով:
49. Ստացված առաջարկությունները, դիմումներն ու բողոքները ներկայացվում են ծառայության տնօրենին կամ եթե այլ հասցեատեր է նշված` հասցեատիրոջը:
50. Ծառայության տնօրենի հանձնարարությամբ առաջարկությունները, դիմումներն ու բողոքները կարող են ուղարկվել այն պետական կառավարման կամ պետական մարմիններ, հիմնարկներ ու կազմակերպություններ, որոնց անմիջական իրավասությանն է պատկանում տվյալ հարցի լուծումը, կամ որոնց անմիջական ենթակայությամբ է գործում այն կազմակերպությունը կամ պաշտոնատար անձը, որի գործողությունը բողոքարկվում է` դիմողին ուղարկելով դրա մասին ծանուցում:
51. Նամակների քննարկման արդյունքների մասին գրավոր կամ, դիմողի համաձայնությամբ, բանավոր տեղեկացվում է դրանց հեղինակներին: Այս նպատակով պատասխանը նախապատրաստվում է 3 օրինակից. մեկը ուղարկվում է դիմողին, երկրորդ օրինակը կցվում է գործին, երրորդ օրինակը տրվում է կատարողին:
52. Քաղաքացիների և ծառայության աշխատողների ընդունելության կարգը սահմանվում է ծառայության տնօրենի հրամանով:
VII. ՓԱՍՏԱԹՂԹԵՐԻ ՊԱՀՊԱՆՈՒՄԸ
53. Փաստաթղթերը քարտուղարության արխիվ են հանձնվում դրանց` գործավարությամբ ավարտվելու տարվան հաջորդող երկրորդ տարվա ընթացքում, բացառությամբ հինգ տարի և ավելի կարճ ժամկետով պահպանության ենթակա հաշվապահական հաշվառման վերաբերյալ փաստաթղթերի, որոնք, պահպանության ժամկետը լրանալուց հետո, ոչնչացվում են Հայաստանի Հանրապետության օրենսդրությամբ սահմանված կարգով:
54. Քարտուղարության արխիվում փաստաթղթերի համալրումը, հաշվառումը և պահպանումն իրականացվում են «Արխիվային գործի մասին» Հայաստանի Հանրապետության օրենքի պահանջներին համապատասխան:
55. Քարտուղարության արխիվի փաստաթղթերն օգտագործվում են Հայաստանի Հանրապետության արխիվային հավաքածուի` պետության սեփականությունը համարվող փաստաթղթերի օգտագործման կարգի պահանջներին համապատասխան:
56. Քարտուղարության արխիվը պահպանության համար փաստաթղթերն ընդունում է կարգավորված վիճակում` ըստ ցուցակների (հինգ օրինակ) և գործերի նիշերի:
57. Քարտուղարության արխիվային գործի մասնագետը (արխիվագետը) աշխատակազմի ստորաբաժանումների գործերի ընդունման ժամանակ ստուգում է դրանց առկայությունը, ստորագրում է ցուցակների բոլոր օրինակների վրա, նշում գործերի ընդունման ամսաթիվը և քանակը:
Ցուցակի մեկ օրինակը տրվում է գործերը հանձնողին, մյուսները մնում են քարտուղարության արխիվում:
Հայաստանի Հանրապետության օրենսդրությամբ սահմանված ժամկետները լրանալուց հետո մշտական պահպանության գործերն քարտուղարության արխիվից հանձնվում են պետական արխիվ: