(ուժը կորցրել է 01.04.03 թիվ 151-Ն հրաման)
i
302.0014.020796
ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ՀԱՆՐԱՊԵՏՈՒԹՅԱՆ ԿԱՌԱՎԱՐՈՒԹՅԱՆՆ ԱՌԸՆԹԵՐ
ԱՐԽԻՎԱՅԻՆ ԳՈՐԾԻ ՎԱՐՉՈՒԹՅԱՆ ՀՐԱՄԱՆ
1 հունիսի 1998 թվական թիվ 3020012
i
«ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ԱԶԳԱՅԻՆ ԱՐԽԻՎԱՅԻՆ ՖՈՆԴԻ ՊԵՏԱԿԱՆ ՍԵՓԱԿԱՆՈՒԹՅՈՒՆ ՀԱՄԱՐՎՈՂ ՓԱՍՏԱԹՂԹԵՐԻ ՊԱՀՊԱՆՈՒԹՅԱՆ ԿԱՐԳԸ» ՀԱՍՏԱՏԵԼՈՒ ՄԱՍԻՆ
«Հայաստանի ազգային արխիվային ֆոնդի մասին» Հայաստանի Հանրապետության օրենքի հոդված 7 պահանջին և ՀՀ կառավարությանն առընթեր արխիվային գործի վարչության կոլեգիայի 28.05.98. թիվ 3/4 որոշմամբ համապատասխան
ՀՐԱՄԱՅՈՒՄ ԵՄ
1. Հաստատել «Հայաստանի ազգային արխիվային ֆոնդի պետական սեփականություն հանդիսացող փաստաթղթերի պահպանության կարգը»:
i
2. Ուժը կորցրած ճանաչել վարչության կոլեգիայի 12.06.96. թիվ 4/1 որոշմամբ (վարչության պետի 18.06.96. թիվ 14 հրամանով) հաստատված «Հայաստանի ազգային արխիվային ֆոնդի փաստաթղթերի պահպանության ապահովման կարգը»:
ՀԱՍՏԱՏՎԱԾ Է
Հայաստանի Հանրապետության
կառավարությանն առընթեր
արխիվային գործի վարչության
01.06.98 թիվ 3020012 հրամանով
ԿԱՐԳ
ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ԱԶԳԱՅԻՆ ԱՐԽԻՎԱՅԻՆ ՖՈՆԴԻ ՊԵՏԱԿԱՆ ՍԵՓԱԿԱՆՈՒԹՅՈՒՆ ՀԱՄԱՐՎՈՂ ՓԱՍՏԱԹՂԹԵՐԻ ՊԱՀՊԱՆՈՒԹՅԱՆ
1. Սույն կարգով կանոնակարգվում է Հայաստանի ազգային արխիվային ֆոնդի պետական սեփականություն հանդիսացող փաստաթղթերի (այսուհետև` ՀԱԱՖ-ի փաստաթղթեր) պահպանության կարգը:
2. ԸՆԴՀԱՆՈՒՐ ԴՐՈՒՅԹՆԵՐ
2.1. ՀԱԱՖ-ի պետական սեփականություն հանդիսացող փաստաթղթերի պահպանությունն իրականացվում են Հայաստանի Հանրապետության պետական և գերատեսչական արխիվները:
2.2. ՀԱԱՖ-ի փաստաթղթերի պահպանության ապահովման համար պետական և գերատեսչական արխիվները.
- ստեղծվում են փաստաթղթերի պահպանության համար անհրաժեշտ պայմաններ
- տեղադրում են փաստաթղթերը արխիվապահոցներում, կազմում տեղագրություն
- սահմանում են արխիվապահոցներից փաստաթղթերի դուրս տրման կարգը
- ստուգում են գործերի առկայությունն ու ֆիզիկական վիճակը
- ստեղծվում են հատկապես արժեքավոր և հազվագյուտ փաստաթղթերի ապահովագրական ֆոնդ և օգտագործման ֆոնդ
- ապահովում են փաստաթղթերի ֆիզիկա-քիմիական պահպանությունը
2.2.1. ՀԱԱՖ-ի պետական սեփականություն հանդիսացող փաստաթղթերի պահպանության ապահովման համար անհրաժեշտ պայմանների ստեղծում
ա) ՀԱԱՖ-ի պետական սեփականություն հանդիսացող փաստաթղթերը պահպանվում են հատուկ կառուցված կամ այդ նպատակի համար հարմարեցված շենքերում կամ առանձին սենյակներում:
Արգելվում է արխիվների տեղաբաշխումը ՀԱԱՖ-ի փաստաթղթերի պահպանության պահանջները չբավարարող շինություններում, արխիվապահոցները պետք է լինեն չոր, հեղեղումներից երաշխավորված, մեկուսացված, կրծողներից ու միջատներից զերծ, հեռու սննդամթերքի ու քիմիական նյութերի հետ կապված օբյեկտներից, օդը գազերով ու փոշով կեղտոտող արդյունաբերական ձեռնարկություններից, հրդեհապայթունավտանգ կառույցներից
բ) արխիվապահոցներում տեղադրվում են պահպանական ու հակահրդեհային ազդանշանային համակարգեր և հրդեհաշեջ միջոցներ, փաստաթղթերի տարահանման համար պահեստային դռներ: Արխիվապահոցների դռներն ու պատուհանները հարմարեցվում են փաստաթղթերի անվտանգ պահպանությունն ապահովելու համար
գ) արխիվապահոցներում ապահովվում են ջերմա-խոնավային, լուսային, հակահրդեհային և սանիտարա-հիգիենիկ պայմաններ
դ) արխիվների շենքերում էլեկտրահաղորդալարերի ցանցը պետք է լինի փակ, բաշխիչ էլեկտրավահանակները, ապահովիչներն ու անջատիչները պետք է տեղադրվեն արխիվապահոցներից դուրս, իսկ էլեկտրասարքավորումները` լինեն հողակցված:
2.2.2. Փաստաթղթերի տեղադրում արխիվապահոցներում, տեղագրության կազմում.
ա) ՀԱԱՖ-ի պետական պահպանության ընդունվող փաստաթղթերը և գործերը ենթարկվում են փոշեհանման և ախտահանման
բ) արխիվապահոցներում վարվում են ֆոնդերի տեղադրության մատյաններ և կազմվում են դարակաշարային տեղագրական ցուցիչներ (հավելված 1, 2), որտեղ արտացոլվում է փաստաթղթերի տեղաշարժի կամ համալրման հետ կապված յուրաքանչյուր փոփոխություն:
2.2.3. Արխիվապահոցներից գործերի դուրս տրման կարգը.
ա) արխիվապահոցներից գործերը տրվում են ընթերցասրահ, աշխատասենյակներ, լաբորատորիա, ինչպես նաև ցուցահանդեսներ և էքսկուրսիաներ կազմակերպելու համար
բ) արխիվապահոցներից գործերը դուրս են տրվում և ընդունվում հատուկ մատյաններում (հավելված 3) պահանջվող գրանցումներն անելուց և թերթային ստուգում անցկացնելուց հետո:
2.2.4. Գործերի առկայության և ֆիզիկական վիճակի ստուգում
Գործերի փաստացի առկայությունը հաստատելու, հաշվառման փաստաթղթերում անճշտությունները վերացնելու, փաստաթղթերի ֆիզիկական թերությունները հայտնաբերելու և հաշվառելու նպատակով սահմանված պարբերայնությամբ կատարվում է գործերի առկայության և ֆիզիկական վիճակի ստուգում: Ստուգման արդյունքները հաշվառման փաստաթղթերում արտացոլվում են ՀԱԱՖ-ի փաստաթղթերի որոշակի համալիրի շրջանակում աշխատանքները ավարտելուց հետո` ստուգման թերթի (հավելված 4) և սահմանված ձևի ակտի (հավելված 5) հիման վրա:
2.2.5. ՀԱԱՖ-ի հատկապես արժեքավոր և հազվագյուտ փաստաթղթերի ապահովագրական ֆոնդի և օգտագործման ֆոնդի ստեղծում.
ա) ապահովագրական ֆոնդը պետական արխիվների հատկապես արժեքավոր և հազվագյուտ փաստաթղթերի ապահովագրական պատճենների ամբողջությունն է: Ապահովագրական ֆոնդը անձեռնմխելի է և պահպանվում է բնագրերից մեկուսացված հատուկ արխիվապահոցներում
բ) օգտագործման ֆոնդը արխիվային փաստաթղթերի այն պատճենների ամբողջությունն է, որոնք նախատեսված են բնագրերի փոխարեն օգտագործելու համար` վերջիններիս մաշվելը կանխելու նպատակով:
2.2.6. ՀԱԱՖ-ի փաստաթղթերի ֆիզիկա-քիմիական պահպանության ապահովումը
ա) ՀԱԱՖ-ի փաստաթղթերի տեխնիկական հատուկ մշակման աշխատանքները կատարվում են արխիվային հիմնարկների համակարգում գործող լաբորատորիաներում:
բ) ֆիզիկա-քիմիական թերություններով փաստաթղթերը հաշվառվում են և անհրաժեշտ միջոցներ ձեռնարկվում դրանց վերացման համար:
3. ՊԱՏԱՍԽԱՆԱՏՎՈՒԹՅՈՒՆ ՀԱԱՖ-Ի ՓԱՍՏԱԹՂԹԵՐԻ ՊԱՀՊԱՆՈՒԹՅԱՆ ՆԿԱՏՄԱՄԲ
3.1. ՀԱԱՖ-ի փաստաթղթերը փչացնելու, ոչնչացնելու, հափշտակելու, կորցնելու, թաքցնելու, անփույթ պահպանելու դեպքում պաշտոնատար ու ֆիզիկական անձինք կրում են պատասխանատվություն` Հայաստանի Հանրապետության օրենսդրությամբ սահմանված կարգով:
3.2. ՀԱԱՖ-ի պետական սեփականություն հանդիսացող փաստաթղթերի մշտական պահպանությունն իրականացնող պետական արխիվներում փաստաթղթերի պահպանության նկատմամբ պատասխանատվությունը արխիվի տնօրենի հրամանով դրվում է արխիվապահոցի վարիչի վրա:
3.3. ՀԱԱՖ-ի պետական սեփականություն հանդիսացող փաստաթղթերի ժամանակավոր պահպանությունն իրականացնող գերատեսչական արխիվներում փաստաթղթերի պահպանության նկատմամբ պատասխանատվությունը համապատասխան գերատեսչության ղեկավարի հրամանով դրվում է արխիվի վարիչի (պատասխանատու անձի) վրա:
3.4. Արխիվապահոցը ընդունվում և հանձնվում է ակտով: Արխիվապահոցն (արխիվն) ընդունելիս արխիվապահոցի (արխիվի) վարիչը հաշվառման փաստաթղթերով ստուգում է ֆոնդերի և հաշվառման-տեղեկատու ապարատի առկայությունը, իսկ անհրաժեշտ դեպքերում նաև անցկացնում ընդունող ֆոնդերի առկայության և ֆիզիկական վիճակի համընդհանուր ստուգում:
Հավելված 1
._________________________________________________________________________.
| Փաստաթղթեր | Պահպանության տեղը |
|___________________________________|_____________________________________|
| Ֆոնդի անվանումը | Ֆոնդ | Արխիվապահոց |
| | | |
| __________________ | N ________ | N ______________________ |
| | | |
| __________________ | | |
| | | |
|_____________________|_____________|_____________________________________|
| Ցուցակ | Ծայրային |Գործերի |Դարակաշար |Դարակ |Արկղերի |
| N | տարեթվեր |N -ից |N |N |քանակ |
| | |մինչև N ___ | | | |
|_________|___________|_____________|___________|____________|____________|
| | | | | | |
|_________|___________|_____________|___________|____________|____________|
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
Հավելված 2
_________________________
արխիվի անվանումը
Արխիվապահոցի դարակաշարային
տեղագրական ցուցիչի քարտ
Արխիվապահոց ___________________
Դարակաշար _____________________
.________________________________________________________________________.
|Դարակ | Ֆոնդ | Ցուցակ |Գործերի N ________ ից|Ծանոթություն |
|N | N | N |մինչև N ____________| |
|___________|__________|___________|_____________________|_______________|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
.________________________________________________________________________.
_________________________________________________________________________
Արխիվապահոցի դարակաշարային տեղագրական ցուցիչի քարտի ձև
(երեսի կողմը) Չափս Ա 5 (148 210) կամ Ա 6 (148 105)
.________________________________________________________________________.
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
.________________________________________________________________________.
_________________________________________________________________________
Արխիվապահոցի դարակաշարային տեղագրական ցուցիչի քարտի ձև
(հակառակ կողմը) Չափս Ա 5 (148 210) կամ Ա 6 (148 105)
Հավելված 3
_________________________________________
(Պետական արխիվի անվանումը)
ԱՐԽԻՎԱՊԱՀՈՑԻՑ ԳՈՐԾԵՐԻ ԴՈՒՐՍ ՏՐՄԱՆ ԳԻՐՔ
Սկսված է _______________________
Ավարտված է _____________________
Արխիվապահոցից գործերի դուրս տրման
գրքի տիտղոսաթերթ
Չափս Ա 4 (210 297)
Հավելված 3-ի շարունակությունը
.________________________________________________________________________.
|N.N.|Դուրս|Ֆոնդ |Ցուցակ|Գործ|Ում է|Ստորագրութ.|Ստորագրութ. |Ծանոթություն|
|ը/կ |տրման|N |N |N |տրված|գործեր ըն- |գործեր վերա-| |
| |թվա- | | | | |դունելու |դարձնելու | |
| |գրում| | | | |վերաբերյալ |վերաբերյալ | |
|____|_____|_____|______|____|_____|___________|____________|____________|
| | | | | | | | | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
|____|_____|_____|______|____|_____|___________|____________|____________|
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
| | | | | | | | | |
Արխիվապահոցից գործերի դուրս տրման գրքի ձև
Չափս Ա 4 (210 297)
Հավելված 4
ՖՈՆԴԻ ԳՈՐԾԵՐԻ ԱՌԿԱՅՈՒԹՅԱՆ ԵՎ ՖԻԶԻԿԱԿԱՆ ՎԻՃԱԿԻ ՍՏՈՒԳՄԱՆ ԹԵՐԹԻԿ Արխիվի
դրոշմակնիքը __________________________________
Ստուգումն անցկացրել է _____________________________
ստուգման թվագրումը, պաշտոնը,
ազգանունը, անվան ու
հայրանվան սկզբնատառերը
Գործերի առկայությունը
1.
.________________________________________________________________________.
|Ցուցանիշ-|Ցուցա- |Չհայտնա-|Ամփոփագրում|Ամփոփագրում|Տվյալ ֆոն|Ժամանակավոր|
|ների |կում |բերված |չարտացոլված|չարտացոլված|դում սխալ|օգտագործման|
|թիվ/թիվ |հաշվված|գործերի |գործերի լի-|բաց թողնված|տեղադրված|գործերի |
| |գործերի|թիվ/թիվ |տերային |գործեր |գործերի |թիվ/թիվ |
| |քանակը | |___________|___________|շիֆրերը | |
| | | |Չհաշ-|Չվճար|Չհաշ|Չվճար-| | |
| | | |վառ- |ված, |վառ-|ված, | | |
| | | |ված |սա- |ված |սակայն| | |
| | | | |կայն | |ծավալի| | |
| | | | |ծավա-| |մեջ | | |
| | | | |լի | |հաշ- | | |
| | | | |մեջ | |վառված| | |
| | | | |հաշ- | | | | |
| | | | |վառ- | | | | |
| | | | |ված | | | | |
|_________|_______|________|_____|_____|____|______|_________|___________|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 |
.________________________________________________________________________.
Գործերի վիճակը 2.
._________________________________________________________________________.
|Առկա/ցու- |Չմշակված| | | Գործերի |
|ցակագրված/|գործերի | | | Որոնք պահանջվում են |
|գործերի |և ժամա-| | |______________________________________|
|քանակը |նակավոր | | |Ախտա-|Միջա-|Վերա-|Կազմա- |Խամրած|Վերա |
| |շիֆրերը | | |հա- |տաջն-|կանգ-|պատում |տեքստե|կանգ |
| | | | |նում |ջում |նում |կամ կար|րի վե-|նման |
| | | | | | | | |րականգ|ոչ են|
| | | | | | | | |նում |թակա |
| | | | | | | | | |գործե|
| | | | | | | | | |րի |
| | | | | | | | | |N/N |
|__________|________|_______|______|_____|_____|_____|_______|______|_____|
| | | | | | | | | | |
| 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
._________________________________________________________________________.
3
.____________________________.
| | |Ծանոթություն|
|_______|_______|____________|
| 20 | 21 | 22 |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
| | | |
.____________________________.
Ընդամենը ___________________ _________________________ գործ
(թվերով և տառերով)
Պաշտոնը, ստորագրությունը Ֆոնդի գործերի առկայության և ֆիզիկական
վիճակի ստուգման թերթի ձև
, ,____ «_________________
(տարեթիվ)
Չափս Ա 3 (297 420)
Հավելված 5
Արխիվի անվանումը Հաստատում եմ
Պետարխիվի (կազմակերպության)
ղեկավար
______________________
(ստորագրության)
____________________________
(ստորագրության վերծանում)
Ա Կ Տ N
«_____» ____________ 19 թ.
Գործերի առկայության
և վիճակի ստուգման
_______________
(տարեթիվ)
___________________________
(ֆոնդի անվանումը և համարը)
Ստուգումը կատարվել է ________________ ից ________________ ներառյալ
Ստուգումից պարզվել է`
1. Ըստ ցուցակների առկա են __________________________________________ գործ
(քանակը)
2. Բացակայում են ___________________________________________________ գործ
(քանակը)
3. Լիտերային համարներ ունեն`
ա) ամփոփագրով չհաշվարկված __________________________________________ գործ
(քանակը)
բ) չթվարկված, սակայն ամփոփագրում հաշվարկված ________________________ գործ
(քանակը)
4. Բաց թողնված համարներ`
ա) ամփոփագրում չհաշվարկված _________________________________________ գործ
(քանակը)
բ) չվարակված, սակայն ամփոփագրում հաշվարկված _________________________ գործ
(քանակը)
5. Այլ ֆոնդերի պատկանող, սխալ տեղադրված գործեր _____________________ գործ
(քանակը)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
6. Տվյալ ֆոնդում առկա են ___________________________________________ գործ
(քանակը)
որից`
ա) ախտահանման և փոշեհանման կարիք ունեցողներ ______________________ գործ
(քանակը)
բ) վերականգնման ենթակա ___________________________________________ գործ
(քանակը)
գ) կազմապատման կամ կարելու ենթակա ________________________________ գործ
(քանակը)
դ) խամրած տեքստերի վերականգնման կարիք ունեցողներ _________________ գործ
(քանակը)
ե) վնասվածներ ____________________________________________________ գործ
(քանակը)
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
7. Առկա են չցուցակագրված _________________________________________ գործ
(քանակը)
8. Այսպիսով, տվյալ ֆոնդում ցուցակագրված և չցուցակագրված առկա են _________________________________________ գործ
(քանակը)
9. Դրանց պահպանության պայմանների բնութագիրը
Պահպանության պայմաններում և վիճակի մեջ
եղած բացասական երևույթները _______________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
Ստուգումը կատարեց _______________________________________________
(պաշտոնը, ստորագրություն)
ԳՐԱՆՑՎԱԾ Է ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ՀԱՆՐԱՊԵՏՈՒԹՅԱՆ ԱՐԴԱՐԱԴԱՏՈՒԹՅԱՆ ՆԱԽԱՐԱՐՈՒԹՅԱՆ ԿՈՂՄԻՑ
«25» 12 1998 թ.
ՊԵՏԱԿԱՆ ԳՐԱՆՑՄԱՆ ԹԻՎ 37980225