(ուժը կորցրել է 30.12.08 թիվ 285-Ն հրաման)
i
103.0144.130904
ԳՐԱՆՑՎԱԾ Է
ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ՀԱՆՐԱՊԵՏՈՒԹՅԱՆ
ԱՐԴԱՐԱԴԱՏՈՒԹՅԱՆ ՆԱԽԱՐԱՐՈՒԹՅԱՆ ԿՈՂՄԻՑ
«13» 09 2004 Թ.
ՊԵՏԱԿԱՆ ԳՐԱՆՑՄԱՆ ԹԻՎ 10304231
ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ՀԱՆՐԱՊԵՏՈՒԹՅԱՆ ԱՌԵՎՏՐԻ ԵՎ ՏՆՏԵՍԱԿԱՆ ԶԱՐԳԱՑՄԱՆ ՆԱԽԱՐԱՐ ՀՐԱՄԱՆ
27 օգոստոսի 2004 թվականի N 144-Ն
i
ՀՀ ԱՌԵՎՏՐԻ ԵՎ ՏՆՏԵՍԱԿԱՆ ԶԱՐԳԱՑՄԱՆ ՆԱԽԱՐԱՐՈՒԹՅԱՆ ԳՈՐԾԱՎԱՐՈՒԹՅԱՆ ԿԱՐԳԸ ՀԱՍՏԱՏԵԼՈՒ ՄԱՍԻՆ
Ի կատարումն ՀՀ կառավարության 2002 թ. հունիսի 20-ի «ՀՀ կառավարության գործավարության կարգը հաստատելու մասին» N 890-Ն որոշման
ՀՐԱՄԱՅՈՒՄ ԵՄ`
1. Հաստատել Հայաստանի Հանրապետության առևտրի և տնտեսական զարգացման նախարարության գործավարության կարգը համաձայն հավելվածի:
2. Նախարարության աշխատակազմի քարտուղարության պետ Ա. Գիլոյանին`
5-օրյա ժամկետում նախարարության գործավարության կարգը սահմանված կարգով ներկայացնել Հայաստանի Հանրապետության արդարադատության նախարարության պետական գրանցմանը:
3. ՈՒժը կորցրած ճանաչել Հայաստանի Հանրապետության առևտրի և տնտեսական զարգացման նախարարի 2002թ. նոյեմբերի 7-ի «Առևտրի և տնտեսական զարգացման նախարարության գործավարության կարգը հաստատելու մասին» N 127 հրամանը:
4. Սույն հրամանի կատարման հսկողությունը վերապահել նախարարության աշխատակազմի ղեկավար Ս. Ղազարյանին:
Հավելված
ՀՀ առևտրի և տնտեսական
զարգացման նախարարի
27 օգոստոսի 2004 թ.
N 144-Ն հրամանի
ԿԱՐԳ
ՀՀ ԱՌԵՎՏՐԻ ԵՎ ՏՆՏԵՍԱԿԱՆ ԶԱՐԳԱՑՄԱՆ ՆԱԽԱՐԱՐՈՒԹՅԱՆ ԳՈՐԾԱՎԱՐՈՒԹՅԱՆ
I. ԸՆԴՀԱՆՈՒՐ ԴՐՈՒՅԹՆԵՐ
1. Սույն կարգով սահմանվում է ՀՀ առևտրի և տնտեսական զարգացման նախարարության գործավարության կարգը:
2. ՀՀ առևտրի և տնտեսական զարգացման նախարարության գործավարության կազմակերպումն իրականացնում է նախարարության աշխատակազմը (այսուհետ աշխատակազմ):
3. ՀՀ առևտրի և տնտեսական զարգացման նախարարության աշխատակազմի կառուցվածքային ստորաբաժանումներում գործավարությունը կազմակերպվում է սույն կարգի պահանջներին համապատասխան և նրա կատարումը պարտադիր է բոլոր աշխատողների համար:
4. Աշխատակազմի կառուցվածքային ստորաբաժանումներում գործավարության կազմակերպման և վարման պատասխանատվությունը դրվում է համապատասխան ստորաբաժանման ղեկավարի վրա:
5. Գաղտնի գործավարությունը իրականացվում է «Պետական և ծառայողական գաղտնիքի մասին» ՀՀ օրենքի և ՀՀ կառավարության 1997թ. դեկտեմբերի 30-ի N 626 որոշմամբ հաստատված հրահանգի պահանջներին համապատասխան:
6. Նախարարության իրավասությանը վերաբերող օրենքով նախատեսված այլ ժամկետներում կատարման ենթակա առանձին թղթակցությունների շարժը և նախարարի հրամանների նախապատրաստումը կարող են իրականացվել նախարարի այլ հրամաններով սահմանված կարգով:
II. ՀՀ ԱՌԵՎՏՐԻ ԵՎ ՏՆՏԵՍԱԿԱՆ ԶԱՐԳԱՑՄԱՆ ՆԱԽԱՐԱՐՈՒԹՅՈՒՆ ՍՏԱՑՎԱԾ ԹՂԹԱԿՑՈՒԹՅԱՆ ԸՆԴՈՒՆՈՒՄԸ, ԳՐԱՆՑՈՒՄԸ ԵՎ ՇԱՐԺԸ
7. Աշխատակազմ ստացված ամբողջ պաշտոնական և ոչ պաշտոնական թղթակցությունը ընդունվում և գրանցվում է աշխատակազմի քարտուղարությունում (այսուհետ քարտուղարություն) ապարատածրագրային միջոցներով (զուգահեռ նաև մատյանների), որտեղ արտացոլվում են փաստաթղթի համառոտ բովանդակությունը, շարժը և կատարման ընթացքը:
Գրանցված փաստաթղթի առաջին էջի ներքևի աջ անկյունում դրվում է դրոշմակնիք, որի վրա նշվում են մտից գրանցման համարը և ամսաթիվը:
8. Ստացված բոլոր ծրարները (բացառությամբ «Անձամբ» մակագրությամբ ծրարներից, որոնք չեն գրանցվում և փակ վիճակում հանձնվում են հասցեատերերին) բացվում են քարտուղարության համապատասխան աշխատակցի կողմից, որը պարտավոր է ստուգել փաստաթղթերի առկայությունը (ներառյալ հավելվածները), համեմատելով փաստաթղթերի համարները ծրարի վրա նշվածների հետ:
Փաստաթղթերի պակասի կամ վնասված լինելու դեպքում կազմվում է ակտ` երեք օրինակից, որոնցից մեկը մնում է քարտուղարությունում, երկրորդը կցվում է փաստաթղթին, իսկ երրորդն ուղարկվում է այն կազմակերպություն, որտեղից ստացվել է ծրարը: Եթե ծրարում հայտնաբերվում են սխալներ, սխալմամբ դրված փաստաթղթեր, դրանք նոր ծրարներով ուղարկվում են ըստ պատկանելության` փաստաթղթերին կցելով այն ծրարները, որոնցով դրանք ստացվել են, անհրաժեշտության դեպքում տեղյակ պահելով այն կազմակերպությանը, որտեղից ստացվել է ծրարը:
9. Ծրարները, որոնցով ստացվել է թղթակցությունը, պահպանվում և փաստաթղթերին են կցվում այն դեպքում, երբ միայն ծրարի միջոցով կարելի է պարզել ուղարկողի հասցեն, կամ եթե ծրարի վրա փոստային դրոշմակնիքի ամսաթիվը նշանակություն ունի տվյալ նյութի ուղարկման ու ստացման ժամանակը որոշելու համար:
10. Մտից փաստաթղթերը, որոնք ստացվում են ՀՀ առևտրի և տնտեսական զարգացման նախարարության համակարգչային ցանցով /այսուհետ համակարգչային ցանց/ պետք է հաստատված լինեն ուղարկողի կամ համապատասխան պաշտոնատար անձի էլեկտրոնային թվային ստորագրությամբ: Ստացված էլեկտրոնային օրինակն անհրաժեշտության դեպքում վերծանվում է և տեղական «լոկալ» համակարգչային ցանցով ուղարկվում հասցեատիրոջը:
11. Այն դեպքում, երբ փաստաթուղթն ունի գաղտնիության աստիճան, անհրաժեշտության դեպքում պետք է վերծանվի հրահանգի համաձայն և հետո հանձնվի հասցեատիրոջը:
12. Մտից փաստաթղթերը, որոնք ստացվել են թղթի կրիչի վրա, էլեկտրոնային ձևի ապարատածրագրային միջոցների օգնությամբ ենթակա են վերափոխման հետագայում տվյալների շտեմարան գրանցելու համար:
13. ՀՀ նախարարություններից, մարզպետարաններից, աշխատակազմի առանձնացված ստորաբաժանումներից, ընկերություններից, տեղեկատվական բնույթի փաստաթղթերը, եթե դրանք ներկայացնելու անհրաժեշտությունը չի բխում որևէ հանձնարարականի կատարման պահանջներից, դրվում է դրոշմակնիք` նշելով միայն մուտքի ամսաթիվը, որից հետո դրանք ստորագրությամբ հանձնվում են աշխատակազմի համապատասխան ստորաբաժանումներին:
14. ՀՀ Նախագահի, ՀՀ ԱԺ, ՀՀ կառավարության, ՀՀ վարչապետի աշխատակազմերից ստացված նյութերը և «Շտապ» թղթակցությունները գրանցվում ու հանձնվում են զեկուցման անմիջապես: Մյուս թղթակցությունները հասցեատերերին են տրվում աշխատանքային մեկ օրվա ընթացքում` սույն կարգին համապատասխան:
15. ՀՀ առևտրի և տնտեսական զարգացման նախարարություն և նախարարին հասցեագրված ու մուտքագրված գրությունները, նամակները և մյուս փաստաթղթերը գրանցումից հետո ուղարկվում են աշխատակազմի ղեկավարին:
Փաստաթղթերը նախարարի կողմից մակագրվելուց հետո ստորագրությամբ հանձնվում են կատարողներին, կամ առաքվում ըստ մակագրության համապատասխան հասցեատերերին:
16. ՀՀ առևտրի և տնտեսական զարգացման նախարարի տեղակալներին, աշխատակազմի ղեկավարին հասցեագրված գրությունները, նամակները, հեռագրերն ու մյուս փաստաթղթերը քարտուղարության կողմից գրանցվում և փոխանցվում են նրանց օգնականներին` զեկուցելու համար:
Նախարարի տեղակալները, աշխատակազմի ղեկավարը, հանձնարարականներ են տալիս կառուցվածքային ստորաբաժանումների ղեկավարներին` կառուցվածքային ստորաբաժանումների գործունեության ոլորտներին համապատասխան:
17. Նախարարի տեղակալների, աշխատակազմի ղեկավարի օգնականները, աշխատակազմի կառուցվածքային ստորաբաժանումները, ստանալով ուղարկված փաստաթղթերը, դրանք գրանցում են համակարգչում կամ գրանցման մատյանում և նախարարի տեղակալի, աշխատակազմի ստորաբաժանման ղեկավարի մակագրությամբ հանձնում անմիջական կատարողներին` համակարգչում, մատյանում արտացոլելով փաստաթղթաշրջանառությունն ստորաբաժանման ներսում:
18. Նախարարի տեղակալների, աշխատակազմի ղեկավարի, կառուցվածքային ստորաբաժանումների ղեկավարների մակագրությունից հետո փաստաթղթերի հետագա շարժը (հանձնումը կատարողին, ստորաբաժանման ներսում կատարման ժամկետի հսկողությունը, բազմացումը) կազմակերպվում է նախարարի տեղակալների, աշխատակազմի ղեկավարի օգնականների ստորաբաժանման փաստաթղթաշրջանառության պատասխանատու աշխատակցի միջոցով:
19. Փաստաթղթերի պատասխանատու կատարող համարվում է առաջին հասցեատերը, կամ, որի անվան դիմաց գրառվում է «հավաք» նշումը: Մյուս հասցեատերերը պարտավոր են նշված ժամկետից 2-3 օր առաջ պատասխանատու կատարողին ներկայացնել անհրաժեշտ նյութեր և նշագրել պատասխան նամակի կրկնօրինակի վրա:
Եթե հանձնարարականում բացակայում է «հավաք» նշումը, ապա դրանում նշված պատասխանատու կատարողները հանձնարարականի կատարման վերաբերյալ կարծիքներն ուղղակի ներկայացնում են առաջին հասցեատիրոջը, որը ամփոփում է դրանք և ներկայացնում հանձնարարությունը տվող ղեկավարին:
20. Հսկողության վերցված հանձնարարականների կատարման համար պատասխանատու անձը մանրամասն վերլուծում է բարձրացված հարցերը, առաջադրված խնդիրները և իր եզրակացությունները փաստաթղթին կից նամակով (որոշման նախագծով, զեկուցագրով) ներկայացնում հանձնարարություն տվող ղեկավարին:
21. Լրացուցիչ ուսումնասիրություն պահանջող որոշումների, նամակների, հանձնարարականների դեպքում պատասխանատու անձը ժամկետի երկարացման թույլտվություն ստանալու նպատակով գրավոր դիմում է հանձնարարություն տվող ղեկավարին կամ վերադաս մարմնին:
22. Քարտուղարությունը գործին կցելու համար փաստաթուղթն ընդունում է այն դեպքում, երբ դրան կից նախարարի տեղակալների, կառուցվածքային ստորաբաժանման ղեկավարների կողմից ներկայացված համապատասխան հիմնավորման վրա առկա է նախարարի, աշխատակազմի ղեկավարի կամ նրա տեղակալի «գործին» մակագրությունը:
23. Աշխատակազմի աշխատողները պատասխանատու են իրենց մոտ գտնվող փաստաթղթերի պահպանության համար և պարտավոր են խնամքով վերաբերել դրանց:
Չի թույլատրվում աշխատակազմում ստացված փաստաթղթերի բնագրային տեքստում կամ դրա ֆայլում նշում կատարել:
24. Արձակուրդ գնալիս, երկարատև գործուղման մեկնելիս կամ այլ պատճառներով բացակայելիս, աշխատողը պարտավոր է իր մոտ եղած անավարտ գործերի փաստաթղթերը հանձնել իրեն փոխարինողին կամ անմիջական ղեկավարին:
III. ԱՇԽԱՏԱԿԱԶՄՈՒՄ ՓԱՍՏԱԹՂԹԵՐԻ ՔՆՆԱՐԿՄԱՆ ՀԱՄԱՐ ՍԱՀՄԱՆՎՈՂ ԺԱՄԿԵՏՆԵՐԸ
25. ՀՀ կառավարության քննարկմանը ներկայացվող.
ՀՀ օրենքների և ՀՀ ԱԺ նորմատիվ բնույթի որոշումների, ՀՀ Նախագահի հրամանագրերի և կարգադրությունների, ՀՀ կառավարության և ՀՀ վարչապետի որոշումների նախագծերը համաձայնեցվում են ՀՀ արդարադատության նախարարի և շահագրգիռ նախարարների հետ:
Նախքան ՀՀ արդարադատության նախարարի համաձայնեցման ներկայացնելը, ՀՀ օրենքների և ՀՀ ԱԺ նորմատիվ բնույթի որոշումների, ՀՀ նախագահի հրամանագրերի և կարգադրությունների, ՀՀ կառավարության և ՀՀ վարչապետի որոշումների նախագծերը պետք է համաձայնեցվեն մյուս շահագրգիռ նախարարների հետ.
շահագրգիռ նախարարներ` - մինչև 5 օր
ՀՀ արդարադատության նախարար` - մինչև 15 օր:
Եթե վերը նշված ժամկետներում նախագծի վերաբերյալ առարկություններ և առաջարկություններ չեն ստացվում, ապա նախագիծը առանց դրանց կարող է ներկայացվել ՀՀ կառավարության աշխատակազմ:
Վերը նշված նախագծերի վերաբերյալ ՀՀ արդարադատության նախարարի, շահագրգիռ նախարարների առարկությունները և առաջարկությունները կցվում են այդ ակտերի նախագծերին:
ՀՀ կառավարության քննարկմանը հարց ներկայացնելիս ՀՀ արդարադատության նախարարի, ինչպես նաև շահագրգիռ այլ նախարարների առարկությունների և առաջարկությունների հիման վրա ճշգրտումներ և ուղղումներ են կատարվում նախագծում և դրանք ներկայացվում կառավարության աշխատակազմ:
Եթե ՀՀ արդարադատության նախարարը, շահագրգիռ նախարարները առարկություններ և առաջարկություններ չունեն նախագծի վերաբերյալ, ապա համաձայնեցումը ձևակերպվում է նախագծի վրա նշագրում կատարելով կամ առանձին նամակով:
Եթե ՀՀ արդարադատության նախարարը, շահագրգիռ նախարարները առարկություններ և առաջարկություններ ունեն նախագծի վերաբերյալ, ապա ներկայացվող նախագծին կցվում է նաև տեղեկանք` ընդունված առարկությունների և առաջարկությունների, ինչպես նաև առկա տարաձայնությունների վերաբերյալ` չընդունման պատճառների հիմնավորմամբ:
ՀՀ կառավարության քննարկմանը հարց ներկայացնող վարչությունը հետևում է, որ տեղեկանքների տակ գրվեն ամսաթվեր, նշագիր տվողի պաշտոնը, անվանատառերը և ազգանունը, էլեկտրոնային պատճենների ճիշտ ձևավորած լինելը:
26. ՀՀ կառավարության, ՀՀ նախարարությունների, այլ պետական մարմինների կողմից ներկայացված, ՀՀ կառավարության քննարկմանը ենթակա հարցերի /եթե այլ ժամկետներ նախատեսված չեն/ համար`
կատարման ժամկետ է սահմանվում - մինչև 5 օր:
ՀՀ Նախագահի աշխատակազմից, ՀՀ Ազգային ժողովից, ՀՀ կառավարությունից, ՀՀ վարչապետից, ՀՀ նախարարություններից, քաղաքապետարանից, մարզպետարաններից, այլ պետական մարմիններից, կազմակերպություններից ստացված նախարարության լուծումը պահանջող գրությունների /եթե ժամկետներ նախատեսված չեն/ համար կատարման ժամկետ է սահմանվում`
լրացուցիչ ուսումնասիրություն չպահանջող հարցեր - մինչև 5 օր
լրացուցիչ ուսումնասիրություններ, հիմնավորումներ
պահանջող հարցեր - մինչև 15 օր:
Ընկերություններից ստացված գրությունների, քաղաքացիների նամակների, դիմումների համար. կատարման ժամկետ է սահմանվում`
լրացուցիչ ուսումնասիրություն չպահանջող հարցեր - մինչև 10 օր.
լրացուցիչ ուսումնասիրություններ, քննարկումներ
պահանջող հարցեր - մինչև 25 օր:
27. ՀՀ օրենքները, ՀՀ ԱԺ նորմատիվ բնույթի որոշումները, ՀՀ Նախագահի հրամանագրերը, կարգադրությունները, ՀՀ կառավարության, ՀՀ վարչապետի որոշումները, ինչպես նաև դրանց տեղեկագրերը նախարարության քարտուղարությունից, արխիվից դուրս են տրվում միայն վերադարձնելու պայմանով, դրանք ենթակա են 5-օրյա ժամկետում վերադարձման, որի համար նշված ստորաբաժանումներում տարվում է հաշվառում:
IV. ԿԱՏԱՐՄԱՆ ՀՍԿՈՂՈՒԹՅԱՆ ԿԱԶՄԱԿԵՐՊՈՒՄԸ
28. ՀՀ առևտրի և տնտեսական զարգացման նախարարի հրամանի կատարման հսկողության կազմակերպումը իրականացվում է աշխատակազմի քարտուղարության կողմից:
29. Նախարարի հրամանների և այլ բնույթի հանձնարարականների կատարումը ուսումնասիրելու հանձնարարությունները տրվում են նախարարի, նախարարի տեղակալների, աշխատակազմի ղեկավարի կողմից:
30. Նախարարի հրամանների, հանձնարարականների կատարման ստուգումն իրականացվում է աշխատակազմի կառուցվածքային ստորաբաժանումներում:
31. ՈՒսումնասիրություններին կարող են ներգրավվել աշխատակազմի կառուցվածքային ստորաբաժանումների աշխատողները:
32. ՈՒսումնասիրությունների արդյունքներն ամփոփվում և ներկայացվում են զեկուցագրի կամ տեղեկանքի ձևով:
33. Հանձնարարությունը հսկողությունից հանվում է ներկայացված տեղեկանքի /զեկուցագրի/ հիման վրա` դրա համար ստանալով նախարարի, նրա տեղակալների, աշխատակազմի ղեկավարի թույլտվությունը:
V. ՆԱԽԱՐԱՐԻ ՀՐԱՄԱՆՆԵՐԻ ՆԱԽԱՊԱՏՐԱՍՏՈՒՄԸ ԵՎ ՏԵԽՆԻԿԱԿԱՆ ՍՊԱՍԱՐԿՈՒՄԸ
34. Նախարարության աշխատակազմի կառուցվածքային և առանձնացված ստորաբաժանումները նախարարի հրամանների նախագծեր նախապատրաստելիս
- պահպանում են գործող օրենսդրության պահանջները, կատարողների առջև դնելով հստակ ձևակերպված խնդիրներ, նշելով հանձնարարականի կատարման ժամկետները և կատարող անձանց,
- հետևում են, որ նախարարին ներկայացվեն շահագրգիռ ստորաբաժանումների, հետ համաձայնեցված նախագծեր,
- ապահովում են նախարարի հրամանների ժամանակին նախապատրաստումը,
- հետևում են, որ նշագրերի, ինչպես նաև հրամանին կից փաստաթղթերի տակ դրվեն ամսաթվեր, նշագրողի պաշտոնը, անվանատառը և ազգանունը:
35. Աշխատակազմի օրենսդրության և իրավաբանական վարչությունը 2-օրյա ժամկետում ուսումնասիրում և քննարկում է հրամանի նախագիծը, անհրաժեշտության դեպքում ներկայացնում եզրակացություններ և առաջարկություններ:
36. Նախարարի հրամանների այն նախագծերը և նրան կից փաստաթղթերը, որոնց վերաբերյալ առկա են տարաձայնություններ, կարող են նախապես քննության առնվել նախարարի տեղակալների, աշխատակազմի ղեկավարի մոտ հրավիրվող խորհրդակցությունում:
Հրամանի նախագծի համար պատասխանատու կառուցվածքային ստորաբաժանման ղեկավարը կազմում է խորհրդակցության մասնակիցների ցուցակը և ապահովում է նրանց մասնակցությունը:
37. Հրամանի նախագծի համար պատասխանատու աշխատակազմի կառուցվածքային և առանձնացված ստորաբաժանումը ստացված առաջարկությունների և դիտողությունների հիման վրա լրամշակում է հրամանի նախագիծը, նրան կից փաստաթղթերը և այն ներկայացնում է աշխատակազմի քարտուղարություն նախարարի ստորագրմանը ներկայացնելու համար:
38. Նախարարի կողմից հրամանը ստորագրելուց հետո չի թույլատրվում նրանում կատարել ուղղումներ և լրացումներ:
39. Աշխատակազմի քարտուղարությունը ապահովում է նախարարի հրամանների առաքումը հասցեատերերին, կառուցվածքային ստորաբաժանման ղեկավարի կողմից ներկայացված առաքման թերթին համապատասխան:
40. Նախարարի յուրաքանչյուր հրաման աշխատակազմի քարտուղարությունում գրանցվում է հրամանների գրանցամատյանում, դրվում է հերթական համարը` նշելով ամսաթիվը, ամիսը և տարեթիվը, միասնական համարակալման համաձայն, որը կատարվում է տարեսկզբից մինչև տարեվերջ:
Նախարարի կողմից ստորագրված հրամանի բնօրինակը կնքվում է աշխատակազմի կնիքով:
41. Քարտուղարության կողմից հրամանների լրացուցիչ օրինակներ չեն տրվում` առանց քարտուղարության պետի ցուցումի:
42. Նախարարի հրամանների բնօրինակները նրան կից նյութերով պահպանվում են աշխատակազմի քարտուղարությունում, «իսկ դրանց էլեկտրոնային պատճենները տեղավորվում են տվյալների շտեմարանում» և ըստ սահմանված կարգի մշակվում և հանձնվում են արխիվ` պահպանության:
VI. ԵԼԻՑ ԹՂԹԱԿՑՈՒԹՅԱՆ ՁԵՎԱԿԵՐՊՈՒՄԸ
43. Նախարարությունում ելից փաստաթղթերը ստորագրվում են նախարարի, նախարարի տեղակալների, աշխատակազմի ղեկավարի կողմից:
Ելից փաստաթղթերը, որպես կանոն, ձևակերպվում են հակիրճ: Նրանցում ամբողջությամբ պետք է պարունակվի արծարծվող հարցի, առաջադրվող խնդրի բուն էությունը, հստակ նպատակներն ու խնդիրները:
Եթե ելից փաստաթղթերի նախապատրաստումը հանձնարարված է մի քանի անձանց, ապա ներկայացման համար պատասխանատվությունը դրվում է առաջին հասցեատիրոջ վրա:
44. Նախարարին ստորագրության ներկայացվող նամակին կցվում է երկրորդ օրինակը, որը նշագրում է նախապատրաստող աշխատողը (աշխատողները), կառուցվածքային ստորաբաժանման ղեկավարը, համապատասխան փոխնախարարը, աշխատակազմի ղեկավարը:
Ելից գրությունները ներկայացվում են իրենց հիմքերով:
45. Նամակների տեքստի տակ, որոնց կցվում են լրացուցիչ նյութեր, նշվում են կցվող նյութերի անվանումը, ամսաթիվը, համարը և թերթերի քանակը.
Օրինակ` Առդիր ՀՀ կառավարության 2002թ.
օգոստոսի 8-ի N 15 որոշում` 4 թերթից:
Ելից փաստաթղթերի վերջին էջում (եթե տեքստը մի քանի թերթից է) ձախ անկյան ներքևի մասում պարտադիր նշվում է կատարողի ազգանունը, հեռախոսի համարը:
46. Այն դեպքում, երբ նամակներն ուղարկվում են որպես ՀՀ Նախագահի աշխատակազմի, ՀՀ Ազգային ժողովի, ՀՀ կառավարության, ՀՀ վարչապետի, որոշումների հանձնարարականների, նախարարությունների, քաղաքապետարանի, մարզպետարանների և այլ գերատեսչությունների նամակների պատասխաններ, ապա հասցեատիրոջ անվան տակ վերևի ձախ անկյունում նշվում են այդ գրությունների ամսաթիվը և համարը:
Օրինակ` Ձեր 05.01.2002թ.
N 6/17
47. Նախարարի տեղակալները, աշխատակազմի ղեկավարը իրավասու են ստորագրելու առաքվող այն փաստաթղթերը, որոնք անմիջականորեն զեկուցվել են իրենց, ինչպես նաև իրենց հասցեագրված ընթացիկ փաստաթղթերը, որոնք մինչև հասցեատերերին առաքելը զեկուցվում են նախարարին և նոր առաքվում հասցեատերերին:
48. Նախարարությունից առաքվող փաստաթղթերը տպագրվում են նախարարության ձևաթղթի վրա:
49. Հեռագրերն ու հեռախոսագրերը առաքվում են միայն բնույթով շտապ հարցերի դեպքում:
Հեռագիրը, ֆաքսագիրը, մինչև ղեկավարության ստորագրության տալը, երեսի կողմից ներքևի ձախ անկյունում նշագրում են կատարողը, կառուցվածքային ստորաբաժանման ղեկավարը և աշխատակազմի ղեկավարը կամ նրա տեղակալները:
50. Նամակի (հեռագրի) ելից համարը կազմված է պայմանանիշից և համարից: Հեռագրի համարը դրվում է տեքստի վերջում:
51. Ելից թղթակցությունը (2 օրինակից, հիմքերի հետ միասին) բաց վիճակում գրանցման և առաքման համար հանձնվում է աշխատակազմի քարտուղարություն, առաջին օրինակը ուղարկվում է համապատասխան հասցեատերերին, իսկ երկրորդ օրինակը` կից նյութերով, պահվում է քարտուղարությունում, միաժամանակ համապատասխան կառուցվածքային ստորաբաժանումում, հետագայում` ըստ սահմանված կարգի արխիվ հանձնելու համար:
Ծրարված թղթակցությունը գրանցվում է ցուցակում և սահմանված կարգով առաքվում հասցեատերերին:
52. ՀՀ կառավարություն, ՀՀ նախարարություններ, գերատեսչություններ և այլ կազմակերպություններ առաքված փաստաթղթերի կատարման հսկողությունը իրականացվում է նախարարության համապատասխան ստորաբաժանումների կողմից, իսկ ներսում դրանց կատարման հսկողությունը իրականացվում է քարտուղարության կողմից:
VII. ՆԱԽԱՐԱՐՈՒԹՅՈՒՆՈՒՄ ՖԱՔՍՈՎ ՍՏԱՑՎՈՂ ԵՎ ԱՌԱՔՎՈՂ ՓԱՍՏԱԹՂԹԵՐԻ ԸՆԴՈՒՆՈՒՄԸ ԵՎ ՁԵՎԱԿԵՐՊՈՒՄԸ
53. Ֆաքսով առաքվող փաստաթղթերը նախարարի, նրա տեղակալների, աշխատակազմի ղեկավարի կողմից ստորագրվելուց հետո գրանցվում են քարտուղարությունում համապատասխան մատյանում և հանձնվում կապի հանգույց:
54. Ֆաքսով ստացվող փաստաթղթերը կապի հանգույցում համապատասխան մատյանում գրանցվելուց հետո հանձնվում են քարտուղարություն, որտեղ դրանք գրանցվում և ղեկավարությանը զեկուցվելուց հետո ստորագրությամբ հանձնվում են հասցեատերերին:
55. Կապի հանգույցին խստիվ արգելվում է ֆաքսով առաքվող և ստացվող փաստաթղթերը ընդունել կատարողներից և հանձնել հասցեատերերին` շրջանցելով քարտուղարությանը:
56. ՈՒղարկվող փաստաթղթերի /ֆաքսերի/ համար օգտագործվում է ձևաթուղթ:
VIII. ՔԱՂԱՔԱՑԻՆԵՐԻ ԱՌԱՋԱՐԿՈՒԹՅՈՒՆՆԵՐԻ, ԴԻՄՈՒՄՆԵՐԻ ԵՎ ԲՈՂՈՔՆԵՐԻ ՔՆՆԱՐԿՈՒՄՆ ՈՒ ԸՆԹԱՑՔ ՏԱԼԸ
57. Քաղաքացիների կողմից ստացված առաջարկությունները, դիմումներն ու բողոքները ստացման օրը գրանցվում են աշխատակազմի քարտուղարությունում:
58. Գրանցման պայմանանիշը բաղկացած է հեղինակի ազգանվան առաջին տառից և ստացված դիմումների և բողոքների հերթական համարից:
59. Նախարարի, նախարարի տեղակալների, աշխատակազմի ղեկավարի, աշխատակազմի կառուցվածքային ստորաբաժանումների ղեկավարների և մյուս իրավասու անձանց կողմից քաղաքացիների անհատական ընդունելության ժամանակ նրանց գրավոր և բանավոր դիմումներն ու բողոքները ենթակա են գրանցման` օրենքով սահմանված կարգով:
60. Կոլեկտիվ առաջարկության, դիմումի և բողոքի ստացման դեպքում գրանցվում է ընդգծված ազգանունը, իսկ դրա բացակայության դեպքում` առաջին ազգանունը:
61. Անանուն նամակները գրանցման ենթակա չեն և ոչնչացվում են օրենքով սահմանված կարգով:
Միևնույն անձից նույն հարցով քննարկման համար տարբեր հասցեներով ուղարկված և նույն պետական մարմնում ստացված առաջարկությունները, դիմումներն ու բողոքները հաշվի են առնվում առաջին առաջարկության, դիմումի ու բողոքի գրանցման պայմանանիշով` ավելացնելով հերթական համարը` կոտորակի ձևով:
62. Ստացված առաջարկությունները, դիմումներն ու բողոքները քարտուղարության պետի կողմից նախնական քննարկումից հետո, ներկայացվում են աշխատակազմի ղեկավարին կամ նրա տեղակալին:
63. Նախարարի, նախարարի տեղակալների, աշխատակազմի ղեկավարի մակագրությունների համաձայն` քաղաքացիների առաջարկությունները, դիմումներն ու բողոքները վերադարձվում են քարտուղարություն` տեղակալների և աշխատակազմի ղեկավարի օգնականներին, աշխատակազմի կառուցվածքային ստորաբաժանումների քննարկմանը ուղարկելու համար:
Նամակների քննարկման արդյունքների մասին գրավոր կամ դիմողի համաձայնությամբ բանավոր տեղեկացվում է դրանց հեղինակներին:
Այդ նպատակով պատասխանը նախապատրաստվում է երեք օրինակից և երեքն էլ հանձնվում են աշխատակազմի համապատասխան կառուցվածքային ստորաբաժանում: Առաջին օրինակը նախարարի, նրա տեղակալների և աշխատակազմի ղեկավարի ստորագրությամբ ուղարկվում է համապատասխան վերադաս մարմին, երկրորդ օրինակը ուղարկվում է դիմողին, երրորդ օրինակը` համապատասխան աշխատողի նշագրումով կցվում է գործին:
64. ՈՒսումնասիրությունից և վերջնական քննարկումից հետո քաղաքացիների առաջարկությունները, դիմումներն ու բողոքները իրենց բոլոր նյութերի հետ միասին վերադարձվում են քարտուղարություն` աշխատակազմի ղեկավարի, կամ նրա տեղակալի «գործին» մակագրությամբ:
65. Յուրաքանչյուր նամակի համար կազմվում է գործ` բաղկացած առաջարկության, դիմումի ու բողոքի պատճեններից և այլ փաստաթղթերից:
66. Հսկողության տակ վերցված նամակների վերջին էջի աջ անկյունում դրվում է «հսկողություն» դրոշմոցը:
Քաղաքացիների առաջարկությունների, դիմումների ու բողոքների նկատմամբ հսկողությունը իրականացնում է քարտուղարությունը:
67. Նամակների ամբողջ շարժը գրանցվում է համակարգչում համապատասխան ծրագրի միջոցով (խափանման դեպքում քարտերի միջոցով) քարտուղարությունում և պահպանվում է տվյալների շտեմարանում:
IX. ՓԱՍՏԱԹՂԹԵՐԻ ՊԱՀՊԱՆՈՒՄԸ
68. Աշխատակազմի, քարտուղարության և կառուցվածքային ստորաբաժանումների գործունեությամբ առաջացած այն փաստաթղթերը, որոնք ունեն քաղաքական, սոցիալական, տնտեսական նշանակություն և գիտապատմական արժեք, հանդիսանում են ազգային արխիվային ֆոնդի բաղկացուցիչ մասը և մինչև պետական արխիվ հանձնելը ժամանակավորապես պահվում են նախարարության արխիվում: Նախարարության արխիվ են հանձնվում ՀՀ կառավարության, ՀՀ վարչապետի որոշումները, և ՀՀ կառավարության նիստերի արձանագրության քաղվածքները:
69. Գործավարության համար պատասխանատու անձինք պարտավոր են ապահովել փաստաթղթերի պահպանումը: Փաստաթղթերի պահպանման կարգը և պայմանները սահմանվում են ՀՀ օրենսդրությամբ և պետական արխիվի հրահանգներով:
70. Անհրաժեշտության դեպքում աշխատակազմի արխիվից կարելի է օգտվել` գործերը դուրս բերել կամ դրանցից փաստաթղթեր պատճենահանել միայն աշխատակազմի ղեկավարի կամ քարտուղարության պետի թույլտվությամբ:
71. Աշխատակազմի արխիվը պահպանության համար փաստաթղթերը ընդունում է ըստ ցանկերի:
72. Աշխատակազմի արխիվային գործի մասնագետը քարտուղարության և կառուցվածքային ստորաբաժանումների գործերի ընդունման համար ստորագրում է ցանկերի բոլոր օրինակների վրա, նշում գործերի ընդունման ամսաթիվը և քանակը: Ցանկի մեկ օրինակը տրվում է գործերը հանձնողին, մյուսները մնում են աշխատակազմի արխիվում:
73. Աշխատակազմի արխիվում պահպանվող մշտական և ժամանակավոր ֆոնդերը մշակվում, դասակարգվում են ըստ ոլորտների և տարեթվերի:
74. Արխիվում գործերն ընդունելուց հետո նախապատրաստվում են` դրանք հետագայում սահմանված կարգով Պետական արխիվ հանձնելու համար: