328.0070.310804
ԳՐԱՆՑՎԱԾ Է
ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ՀԱՆՐԱՊԵՏՈՒԹՅԱՆ
ԱՐԴԱՐԱԴԱՏՈՒԹՅԱՆ ՆԱԽԱՐԱՐՈՒԹՅԱՆ ԿՈՂՄԻՑ
«31» 08 2004 Թ.
ՊԵՏԱԿԱՆ ԳՐԱՆՑՄԱՆ ԹԻՎ 32804220
ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ՀԱՆՐԱՊԵՏՈՒԹՅԱՆ ԿԱՌԱՎԱՐՈՒԹՅԱՆՆ ԱՌԸՆԹԵՐ ՄԻԳՐԱՑԻԱՅԻ ԵՎ ՓԱԽՍՏԱԿԱՆՆԵՐԻ ՎԱՐՉՈՒԹՅՈՒՆ ՀՐԱՄԱՆ
24 օգոստոսի 2004 թվականի N 70-Ն
i
ՀՀ ԿԱՌԱՎԱՐՈՒԹՅԱՆՆ ԱՌԸՆԹԵՐ ՄԻԳՐԱՑԻԱՅԻ ԵՎ ՓԱԽՍՏԱԿԱՆՆԵՐԻ ՎԱՐՉՈՒԹՅԱՆ ԳՈՐԾԱՎԱՐՈՒԹՅԱՆ ԿԱՐԳԸ ՀԱՍՏԱՏԵԼՈՒ ՄԱՍԻՆ
Ի կատարումն ՀՀ կառավարության 2002թ. հունիսի 20-ի «ՀՀ կառավարության գործավարության կարգը հաստատելու մասին» N 890-Ն որոշման 2-րդ կետի «բ» ենթակետի պահանջի`
ՀՐԱՄԱՅՈՒՄ ԵՄ`
1. Հաստատել ՀՀ կառավարությանն առընթեր միգրացիայի և փախստականների վարչության գործավարության կարգը` համաձայն հավելվածի:
2. Հանձնարարել ՀՀ կառավարությանն առընթեր միգրացիայի և փախստականների վարչության աշխատակազմի կառուցվածքային ստորաբաժանումների աշխատակիցներին ծառայողական պարտականությունների կատարման ընթացքում ղեկավարվել վերոհիշյալ կարգով:
3. Վարչության աշխատակազմի ղեկավարին`
ա) ապահովել սույն կարգի 20 օրինակ բազմացումը և մեկական օրինակի հանձնումը վարչության ղեկավարությանը և վարչության աշխատակազմի կառուցվածքային ստորաբաժանումներին:
բ) Սույն կարգին ծանոթացնել վարչության աշխատակազմի նոր աշխատակիցներին:
4. Սույն կարգի կատարման հսկողությունը դնել վարչության աշխատակազմի ղեկավարի վրա:
5. Իրավաբանական և արտաքին կապերի վարչության պետ Պ. Աղաբաբյանին`
սույն հրամանն ուղարկել ՀՀ արդարադատության նախարարություն սահմանված կարգով որպես գերատեսչական նորմատիվային ակտ գրանցելու համար:
Հավելված
ՀՀ կառավարությանն առընթեր
միգրացիայի և փախստականների
վարչության պետի
2004 թվականի 24 օգոստոսի
N 70-Ն հրամանի
ԿԱՐԳ
ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ՀԱՆՐԱՊԵՏՈՒԹՅԱՆ ԿԱՌԱՎԱՐՈՒԹՅԱՆՆ ԱՌԸՆԹԵՐ ՄԻԳՐԱՑԻԱՅԻ ԵՎ ՓԱԽՍՏԱԿԱՆՆԵՐԻ ՎԱՐՉՈՒԹՅԱՆ ԳՈՐԾԱՎԱՐՈՒԹՅԱՆ
I. ԸՆԴՀԱՆՈՒՐ ԴՐՈՒՅԹՆԵՐ
1. Սույն կարգով սահմանվում է ՀՀ կառավարությանն առընթեր միգրացիայի և փախստականների վարչության (այսուհետ` ՄՓՎ) գործավարության կարգը:
2. ՄՓՎ գործավարության կազմակերպումն իրականացնում է ՄՓՎ աշխատակազմը (այսուհետ` աշխատակազմ):
3. Աշխատակազմի կառուցվածքային ստորաբաժանումներում գործավարության կազմակերպման և վարման համար պատասխանատու է ստորաբաժանման ղեկավարը:
4. Գաղտնի գործավարությունն իրականացվում է «Պետական և ծառայողական գաղտնիքի մասին Հայաստանի Հանրապետության կառավարության 1997 թվականի դեկտեմբերի 30-ի N 626 որոշմամբ հաստատված հրահանգի» պահանջներին համապատասխան:
II. ՄՓՎ ՍՏԱՑՎԱԾ ԹՂԹԱԿՑՈՒԹՅԱՆ ԸՆԴՈՒՆՈՒՄԸ, ԳՐԱՆՑՈՒՄԸ ԵՎ ՇԱՐԺԸ
5. Աշխատակազմում ստացված ամբողջ պաշտոնական և ոչ պաշտոնական թղթակցությունն ընդունվում և գրանցվում է աշխատակազմի քարտուղարությունում (այսուհետ` քարտուղարություն) ապարատածրագրային միջոցներով, որտեղ արտացոլվում են փաստաթղթի համառոտ բովանդակությունը, շարժը և կատարման ընթացքը:
Գրանցված փաստաթղթի 1-ին էջի ներքևի աջ անկյունում դրվում է դրոշմակնիք, որի վրա նշվում են մտից գրանցման համարը և ամսաթիվը:
Ստացված փաստաթղթի մտից գրանցման համարը բաղկացած է քարտուղարության դասակարգիչներով թղթակցին տրված պայմանանշանից և նրա հերթական համարից:
6. Քարտուղարությունում բացվում են ստացված բոլոր ծրարները (նաև էլեկտրոնային), բացի «Անձամբ» մակագրությամբ ծրարներից և անձնական էլեկտրոնային ստորագրությամբ փակված փաստաթղթերի էլեկտրոնային օրինակներից (ֆայլերից):
«Անձամբ» մակագրությամբ ծրարները (կամ ֆայլերը) չեն գրանցվում և փակ վիճակում հանձնվում են հասցեատիրոջը:
7. Քարտուղարության աշխատողները պարտավոր են ծրարը բացելիս ստուգել փաստաթղթի առկայությունը (ներառյալ հավելվածները), առդիր թերթերի քանակը, փաստաթղթերի համարները համեմատել ծրարի վրա նշվածների հետ:
Փաստաթղթերի կամ ֆայլերի պակասի կամ վնասված լինելու դեպքում կազմվում է ակտ 2 օրինակից, որոնցից մեկը մնում է քարտուղարությունում, երկրորդը կցվում է փաստաթղթին և ուղարկվում այն կազմակերպություն, որտեղից ստացվել է ծրարը:
Եթե ծրարում կամ ֆայլում հայտնաբերվում են սխալմամբ դրված փաստաթղթեր, դրանք նոր ծրարներով ուղարկվում են ըստ պատկանելության, փաստաթղթին կցելով այն ծրարները (նաև էլեկտրոնային), որոնցով դրանք ստացվել են` անհրաժեշտության դեպքում տեղյակ պահելով այն կազմակերպությանը, որտեղից ստացվել է ծրարը:
8. Ծրարները (նաև էլեկտրոնային), որոնցով ստացվել է թղթակցությունը, պահպանվում և փաթեթներին են կցվում այն դեպքում, երբ միայն ծրարի միջոցով կարելի է պարզել ուղարկողի հասցեն կամ, եթե ծրարի վրա փոստային դրոշմակնիքի ամսաթիվը նշանակություն ունի տվյալ նյութի ուղարկման ու ստացման ժամանակը որոշելու համար:
9. Մտից փաստաթղթերը, որոնք ստացվել են ՀՀ կառավարության համակարգչային ցանցով (այսուհետ` համակարգչային ցանց), պետք է հաստատված լինեն ուղարկողի կամ համապատասխան պաշտոնատար անձի էլեկտրոնային թվային ստորագրությամբ: Ստացված էլեկտրոնային օրինակը սահմանված կարգով ներկայացվում է ՄՓՎ պետին:
10. Յուրաքանչյուր փաստաթուղթ պետք է ունենա իր էլեկտրոնային պատճենը` ֆայլի ձևով ապարատածրագրային միջոցներով, որն ապահովում է դրա պատրաստող անձը կամ ստորաբաժանումը: Փաստաթղթի կամ դրա էլեկտրոնային պատճենի իսկությունն ապահովում է նույն անձը կամ ստորաբաժանումը, որը հավաստել է փաստաթուղթը` համապատասխան ստորագրություններով:
11. Փաստաթղթերի այն էլեկտրոնային օրինակները, որոնք հաստատված չեն էլեկտրոնային թվային ստորագրությամբ, բացի հաստատող և պատրաստող անձանց պաշտոններից ու ազգանուններից, լրացուցիչ պետք է պարունակեն ուղարկող օպերատորի ազգանունը: Բայց այդ դեպքում, փաստաթուղթը կունենա միայն պատճենի կարգավիճակ:
12. Այն դեպքում, երբ փաստաթուղթն ունի գաղտնիության աստիճան, անհրաժեշտության դեպքում պետք է վերծանվի հրահանգի համաձայն և հետո հանձնվի ՄՓՎ պետին:
13. Մտից փաստաթղթերը, որոնք ստացվել են թղթի կրիչի վրա, էլեկտրոնային ձևի ապարատածրագրային միջոցների օգնությամբ ենթակա են վերափոխման` հետագայում տվյալների շտեմարանում գրանցելու համար:
14. Հայաստանի Հանրապետության Նախագահից, Հայաստանի Հանրապետության Ազգային ժողովից, Հայաստանի Հանրապետության կառավարությունից, Հայաստանի Հանրապետության վարչապետից ստացված նյութերն ու «Շտապ» թղթակցությունն անհապաղ գրանցվում ու հանձնվում են զեկուցման:
Մյուս թղթակցությունները գրանցվում են, օրվա ընթացքում ներկայացվում են ըստ պատկանելության օրվա վերջում ՄՓՎ պետին և ՄՓՎ պետի տեղակալներին:
15. ՄՓՎ մուտք եղած պաշտոնական գրությունները գրանցվելուց հետո զեկուցվում են ՄՓՎ պետին: ՀՀ օրենքների, ՀՀ Նախագահի հրամանագրերի և կարգադրությունների, ՀՀ Ազգային ժողովի, ՀՀ կառավարության որոշումների ու կարգադրությունների ստացված օրինակները հանձնվում են քարտուղարություն, որտեղ գրանցվում են և պահվում համապատասխան գործերում:
16. ՄՓՎ պետի հրամանները, վերջիններս չեղյալ հայտարարելու, փոփոխելու կամ ժամկետը երկարաձգելու մասին գրությունները քարտուղարության միջոցով ուղարկվում են վարչության աշխատակազմի կառուցվածքային այն ստորաբաժանումներին, որտեղ նախկինում նախապատրաստվել էր համանուն որոշումը:
17. ՄՓՎ մի կառուցվածքային ստորաբաժանումից մյուսին թղթակցության հանձնումը կատարվում է միայն քարտուղարության միջոցով:
18. Քարտուղարությունը գործին կցելու համար փաստաթուղթն ընդունում է այն դեպքում, երբ փաստաթղթին կից` կառուցվածքային ստորաբաժանման ղեկավարի կողմից ներկայացված համապատասխան հիմնավորման վրա առկա է ՄՓՎ պետի, պետի տեղակալների, կամ աշխատակազմի ղեկավարի «Գործին» մակագրությունը, կամ նրա հանձնարարությամբ պատասխանատու աշխատողի կողմից, եթե վերջինս փաստաթղթի վրա նշում է ում է զեկուցել և ինչու է կցվում գործին:
19. Աշխատակազմի աշխատողները պատասխանատու են իրենց մոտ գտնվող փաստաթղթերի պահպանության համար և պարտավոր են խնամքով վերաբերել դրանց:
Չի թույլատրվում աշխատակազմում ստացված փաստաթղթերի բնագրային տեքստում կամ դրա ֆայլում որևէ նշում կատարել: ՄՓՎ աշխատակիցներին արգելվում է փաստաթղթերը ՄՓՎ-ից դուրս բերել:
20. Արձակուրդ գնալիս, երկարատև գործուղման մեկնելիս կամ այլ պատճառներով բացակայելիս աշխատողը պարտավոր է իր մոտ եղած անավարտ գործերի փաստաթղթերը հանձնել իրեն փոխարինողին կամ անմիջական ղեկավարին:
Աշխատանքից ազատվելիս, աշխատողը պարտավոր է իր մոտ գտնվող փաստաթղթերը հանձնել իրեն փոխարինողին կամ անմիջական ղեկավարին, լրացնել շրջանցիկ թերթիկ և այն հանձնել հաշվապահություն:
ՄՓՎ և ՄՓՎ աշխատակազմի ձևաթերթիկները, կնիքները, դրոշմակնիքները պատրաստվում են և գործողության մեջ են դրվում ՄՓՎ պետի թույլտվությամբ:
III. ՓԱՍՏԱԹՂԹԵՐԻ ԿԱՏԱՐՄԱՆ ԺԱՄԿԵՏՆԵՐԸ
21. ՄՓՎ վերադաս մարմիններից մուտք գործած փաստաթղթերի կատարման համար սահմանվում են հետևյալ ժամկետները (եթե այլ ժամկետներ չեն նախատեսված)`
- լրացուցիչ ուսումնասիրություն չպահանջող հարցերի համար մինչև 5 օր,
- լրացուցիչ ուսումնասիրություններ, քննարկումներ պահանջող հարցերի համար` մինչև 10 օր:
22. ՄՓՎ մուտք գործած այլ փաստաթղթերի, դիմում-բողոքների համար (եթե այլ ժամկետներ չեն նախատեսված) սահմանվում են հետևյալ ժամկետները`
- լրացուցիչ ուսումնասիրություններ, հիմնավորումներ չպահանջող փաստաթղթերի, դիմում-բողոքների համար` մինչև 15 օր.
- լրացուցիչ ուսումնասիրություններ, հիմնավորումներ պահանջվողներին` մինչև 30 օր:
23. Առանձին դեպքերում կատարման ժամկետը կարող է երկարացվել միայն հանձնարարությունը տվող ղեկավարի կողմից` մինչև 15 օր ժամկետով:
24. Հայաստանի Հանրապետության օրենքները, Հայաստանի Հանրապետության Ազգային ժողովի նորմատիվ բնույթի որոշումները, Հայաստանի Հանրապետության Նախագահի հրամանագրերը և կարգադրությունները, ինչպես նաև Հայաստանի Հանրապետության կառավարության և Հայաստանի Հանրապետության վարչապետի որոշումներն աշխատակազմի իրավաբանական և արտաքին կապերի վարչությունից, քարտուղարությունից դուրս տրվում են միայն ՄՓՎ աշխատողներին` վերադարձնելու պայմանով, կամ դրանց ֆայլերից օգտվում են միայն ՄՓՎ աշխատողները` իրենց պահանջով:
Աշխատակազմի իրավաբանական և արտաքին կապերի վարչությունից, քարտուղարությունից վերցված իրավական ակտերը ենթակա են 5-օրյա ժամկետում վերադարձման:
IV. ՄՓՎ ՀՐԱՄԱՆՆԵՐԻ ՁԵՎԱԿԵՐՊՈՒՄՆ ՈՒ ԱՌԱՔՈՒՄԸ
25. Հրամանները մեքենագրվում են սահմանված ձևի բլանկի վրա, առանց ուղղումների և ջնջումների, հանձնվում են ֆինանսատնտեսական վարչություն, ՄՓՎ պետին կամ աշխատակազմի ղեկավարին ներկայացնելու համար:
26. Ֆինանսատնտեսական վարչությունում գրանցվող հրամաններին տրվում է հերթական համարներ, որը կատարվում է տարեսկզբից մինչև տարեվերջ:
27. Ֆինանսատնտեսական վարչությունը ըստ առաքվող կազմակերպությունների բազմացնում և ՄՓՎ կամ աշխատակազմի կնիքով կնքում է ՄՓՎ պետի կամ աշխատակազմի ղեկավարի կողմից ստորագրված հրամանները, կազմակերպում դրանց ժամանակին առաքումը:
28. ՄՓՎ պետի, նրա տեղակալների, աշխատակազմի ղեկավարի մոտ անցկացվող խորհրդակցությունների արձանագրությունները ստորագրվում են նախագահողի կողմից, համարակալվում և պահվում են համապատասխան ստորաբաժանումներում: Խորհրդակցություններում տրված հանձնարարականները ՄՓՎ պետի կողմից ստորագրվելուց հետո առաքվում են ըստ պատկանելության:
V. ԵԼԻՑ ԹՂԹԱԿՑՈՒԹՅԱՆ ՁԵՎԱԿԵՐՊՈՒՄԸ
29. Աշխատակազմում ելից փաստաթղթերը ստորագրվում են ՄՓՎ պետի, նրա բացակայության դեպքում` համապատասխան տեղակալների և աշխատակազմի ղեկավարի կողմից:
30. Ստորագրության ներկայացվող նամակին կցվում է երկրորդ օրինակը` նախագիծը պատրաստող աշխատողի նշագրով:
31. Նամակների տեքստի տակ, որոնց կցվում են լրացուցիչ նյութեր, նշվում են կցվող նյութի անվանումը, ամսաթիվը, համարն ու թերթերի թիվը:
32. Այն դեպքում, երբ նամակներն ուղարկվում են որպես վերադաս մարմիններից, պետական մարմիններից ու կազմակերպություններից ստացված գրությունների պատասխաններ, հասցեատիրոջ անվան տակ, վերևի ձախ անկյունում նշվում են այդ գրության ամսաթիվը և համարը: Նույն տվյալները պետք է ունենա էլեկտրոնային օրինակը:
33. Հասցեատերերի ստորագրությունները և առաքվող թղթակցության ցանկերը սահմանված կարգով պահվում են քարտուղարությունում:
34. Ելից թղթակցությունը բաց վիճակում հանձնվում է քարտուղարություն առաքելու համար` նշելով հասցեները:
35. Հեռագրերը հանձնվում են քարտուղարություն անհրաժեշտ քանակությամբ պատճեններով (հասցեատերերի թվին գումարած մեկ օրինակ գործի համար): Քարտուղարությունը հեռագրատանն է հանձնում հեռագրերի պատճենները: Հեռագրերի բնագրերը (ստորագրված օրինակը վիզայով) հեռագրատան դրոշմակնիքով պահվում է հեռագրի գործում:
36. Համակարգչային ցանցով ուղարկման ենթակա` համաձայնեցված և հաստատված փաստաթղթերը, որոնց տրված է ելից համարներ, և դրանց էլեկտրոնային պատճենները փոխանցվում են քարտուղարություն, որը փաստաթղթերն ուղարկում է հասցեատերերին:
37. Եթե հասցեատերն ունի համակարգչային ցանցի էլեկտրոնային փոստի հասցեն, փաստաթուղթը հաստատված էլեկտրոնային թվային ստորագրությամբ (որպես էլեկտրոնային իսկական օրինակ), համակարգչային ցանցով ուղարկվում է հասցեատիրոջը:
38. Փաստաթուղթն ուղարկելուց առաջ դրա էլեկտրոնային օրինակը պետք է գրանցվի ուղարկողի տվյալների շտեմարանում:
39. Եթե հասցեատերը միացված չէ համակարգչային ցանցին և չունի էլեկտրոնային փոստի իր սեփական հասցեն, ապա փաստաթղթի էլեկտրոնային օրինակը` հաստատված էլեկտրոնային թվային ստորագրությամբ, պետք է ուղարկվի մագնիսական սկավառակին գրանցված վիճակում` սուրհանդակային կամ այլ ծառայության միջոցով:
VI. ՓԱԽՍՏԱԿԱՆՆԵՐԻ, ԲՌՆԻ ՏԵՂԱՀԱՆՎԱԾՆԵՐԻ, ՓԱԽՍՏԱԿԱՆԻ ԿԱՐԳԱՎԻՃԱԿ ՀԱՅՑՈՂՆԵՐԻ ԵՎ ՔԱՂԱՔԱՑԻՆԵՐԻ ԱՌԱՋԱՐԿՈՒԹՅՈՒՆՆԵՐԻ, ԴԻՄՈՒՄՆԵՐԻ ԵՎ ԲՈՂՈՔՆԵՐԻ ՔՆՆԱՐԿՈՒՄՆ ՈՒ ԸՆԹԱՑՔ ՏԱԼԸ
40. Փախստականների, բռնի տեղահանվածների, փախստականի կարգավիճակ հայցողների և քաղաքացիների (այսուհետ` քաղաքացի) կողմից ստացված առաջարկությունները, դիմումները և բողոքները ստացման օրը գրանցվում են քարտուղարությունում:
41. ՄՓՎ իրավասու անձի կողմից քաղաքացիների անհատական ընդունելության ժամանակ (ընդունելությունը կատարվում է հատուկ կանոնակարգով) նրանց գրավոր առաջարկությունները, դիմումներն ու բողոքները նույնպես ենթակա են գրանցման` օրենքով սահմանված կարգով:
42. Կոլեկտիվ առաջարկության, դիմումի և բողոքի ստացման դեպքում գրանցվում է ընդգծված ազգանունը, իսկ դրա բացակայության դեպքում` առաջին ազգանունը:
43. Անանուն նամակները գրանցման ենթակա չեն և ոչնչացվում են օրենքով սահմանված կարգով: Միևնույն անձից միևնույն հարցով քննարկման համար տարբեր հասցեներով ուղարկված, ՄՓՎ-ում ստացված առաջարկությունները, դիմումները և բողոքները հաշվի են առնվում առաջին առաջարկության, դիմումի և բողոքի գրանցման պայմանանիշով` ավելացնելով հերթական համարը կոտորակի ձևով:
44. ՄՓՎ աշխատողները պարտավոր են ապահովել առաջարկություններում, դիմումներում և բողոքներում բարձրացված հարցերին բազմակողմանի և խորը ուսումնասիրությունը և մակագրության համաձայն ու սահմանված ժամկետներում տալ դրանց լուծումը:
45. Առաջարկությունները, դիմումները և բողոքները համարվում են լուծված, եթե քննության են առնվում նրանցում բարձրացված բոլոր հարցերը, նրանց վերաբերյալ ձեռնարկվում անհրաժեշտ միջոցներ և սպառիչ պատասխաններ:
46. Նամակների քննարկման արդյունքների մասին գրավոր կամ դիմողի համաձայնությամբ բանավոր տեղեկացվում է դրանց հեղինակներին: Այս նպատակով պատասխանը նախապատրաստվում է երկու օրինակից, որոնք ստորագրվում են իրավասու անձի կողմից և երկուսն էլ հանձնվում է քարտուղարություն: Առաջին օրինակը ուղարկվում է դիմողին, երկրորդ օրինակը համապատասխան աշխատողի նշագրով և նամակին առնչվող բոլոր նյութերով կցվում է գործին որոշումը կայացնողի «Գործին» մակագրությամբ:
47. Յուրաքանչյուր նամակի համար կազմվում է գործ` բաղկացած առաջարկության, դիմումի բողոքի պատճեններից և այլ փաստաթղթերից:
48. Վերահսկողության վերցրած նամակների պատասխանները ենթակա են քարտուղարությունում պարտադիր գրանցման: Այդ դեպքում նամակի վերջին էջի ներքևի աջ անկյունում դրվում է «Վերահսկողություն» դրոշմոցը կամ գրվում «Վերահսկողություն» բառը:
Պատասխան պայմանանիշը կազմվում է գրանցման պայմանանշանից և այն գործի համարից, որի մեջ կարվում է տվյալ հարցին վերաբերող գրագրությունը:
Պատասխանն ուղարկվում է վերադաս մարմնի այն ստորաբաժանմանը, որի վրա դրված է այդ նամակի նկատմամբ վերահսկողությունը:
49. Քաղաքացիների առաջարկությունների, դիմումների ու բողոքների կատարման նկատմամբ վերահսկողությունն իրականացնում է քարտուղարությունը:
Նամակների ամբողջ շարժը գրանցվում է համակարգչում համապատասխան ծրագրի միջոցով (հակառակ դեպքում` մատյանների միջոցով) քարտուղարությունում և պահվում տվյալների շտեմարանում:
50. Փախստականի կարգավիճակ հայցողների փախստականի կարգավիճակ ստանալու մասին դիմումի ձևը և գրանցման կարգը սահմանվում է ՄՓՎ պետի հրամանով:
VII. ՓԱՍՏԱԹՂԹԵՐԻ ՊԱՀՊԱՆՈՒՄԸ
51. ՄՓՎ քարտուղարություն են հանձնվում նախորդ տարվա մշտական և ժամանակավոր պահպանման ենթակա գործավարության բոլոր փաստաթղթերը:
52. ՄՓՎ քարտուղարությունում փաստաթղթերի պահպանումն իրականացվում է «Հայաստանի ազգային արխիվային ֆոնդի մասին» ՀՀ օրենքի պահանջներին համապատասխան:
53. Չեն թույլատրվում գործերից փաստաթղթեր հանելը և դուրս տանելը: Խստիվ արգելվում է քարտուղարությունից բնօրինակ փաստաթղթերով գործերի դուրս բերումը: Անհրաժեշտության դեպքում քարտուղարությունից գործերի կրկնօրինակները կարելի է դուրս բերել միայն ՄՓՎ պետի, նրա տեղակալի, աշխատակազմի ղեկավարի կամ քարտուղարության պետի թույլտվությամբ:
54. Քարտուղարությունում գործերին կարելի է ծանոթանալ քարտուղարության արխիվի հարցերով զբաղվող մասնագետի թույլտվությամբ:
55. Արգելվում է վերադաս մարմիններից ստացված, ՄՓՎ կարգադրությունների բնօրինակներից պատճեններ հանելը, նրանցում ջնջումներ, ուղղումներ, գրառումներ կատարելը:
56. Քարտուղարության արխիվի հարցերով զբաղվող մասնագետը գործավարության փաստաթղթերն ընդունում է ըստ ցուցակների, ստորագրում է այդ ցուցակների բոլոր օրինակներում, նշում է դրանց ընդունման ամսաթիվը և քանակությունը: Ցանկի մեկ օրինակը տրվում է գործերը հանձնողին, մյուսները մնում են քարտուղարությունում:
57. Քարտուղարության արխիվի հարցերով զբաղվող մասնագետի կողմից ՄՓՎ գործավարության փաստաթղթերն ընդունելուց հետո նախապատրաստում է դրանք հետագայում սահմանված կարգով պետական արխիվ հանձնելու համար: