i
ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ՀԱՆՐԱՊԵՏՈՒԹՅԱՆ ՆԱԽԱՐԱՐՆԵՐԻ ԽՈՐՀՈՒՐԴ
ՈՐՈՇՈՒՄ
6 մարտի 1991թ. թիվ 185
i
ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ՀԱՆՐԱՊԵՏՈՒԹՅԱՆ ՊԵՏԱԿԱՆ, ՀԱՍԱՐԱԿԱԿԱՆ ԵՎ ՄՅՈՒՍ ՄԱՐՄԻՆՆԵՐՈՒՄ, ՁԵՌՆԱՐԿՈՒԹՅՈՒՆՆԵՐՈՒՄ ՈՒ ԿԱԶՄԱԿԵՐՊՈՒԹՅՈՒՆՆԵՐՈՒՄ ՔԱՂԱՔԱՑԻՆԵՐԻ ԱՌԱՋԱՐԿՈՒԹՅՈՒՆՆԵՐԻ, ԴԻՄՈՒՄՆԵՐԻ ԵՎ ԳԱՆԳԱՏՆԵՐԻ ԳՈՐԾԱՎԱՐՈՒԹՅԱՆ ՄԱՍԻՆ ԿԱՆՈՆԱԴՐՈՒԹՅՈՒՆԸ ՀԱՍՏԱՏԵԼՈՒ ՄԱՍԻՆ
Հայաստանի Հանրապետության նախարարների խորհուրդը որոշում է.
1. Հաստատել Հայաստանի Հանրապետության պետական, հասարակական և մյուս մարմիններում, ձեռնարկություններում, հիմնարկներում ու կազմակերպություններում քաղաքացիների առաջարկությունների, դիմումների և գանգատների գործավարության մասին առդիր կանոնադրությունը:
i
2. Սույն որոշման կատարման նկատմամբ վերահսկողությունը դնել Հայաստանի Հանրապետության գլխավոր արխիվային վարչության վրա:
3. Ուժը կորցրած ճանաչել Հայկական ԽՍՀ Մինիստրների խորհրդի 1982 թվականի հունվարի 22-ի թիվ 28 կարգադրությունը:
ՀԱՍՏԱՏՎԱԾ Է
ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ՀԱՆՐԱՊԵՏՈՒԹՅԱՆ ՆԱԽԱՐԱՐՆԵՐԻ
ԽՈՐՀՐԴԻ 1991 ԹՎԱԿԱՆԻ ՄԱՐՏԻ 6-Ի
թիվ 185 ՈՐՈՇՄԱՄԲ
Կ Ա Ն Ո Ն Ա Դ Ր ՈՒ Թ Յ ՈՒ Ն
ՀԱՅԱՍՏԱՆԻ ՀԱՆՐԱՊԵՏՈՒԹՅԱՆ ՊԵՏԱԿԱՆ, ՀԱՍԱՐԱԿԱԿԱՆ ԵՎ ՄՅՈՒՍ ՄԱՐՄԻՆՆԵՐՈՒՄ, ՁԵՌՆԱՐԿՈՒԹՅՈՒՆՆԵՐՈՒՄ, ՀԻՄՆԱՐԿՆԵՐՈՒՄ ՈՒ ԿԱԶՄԱԿԵՐՊՈՒԹՅՈՒՆՆԵՐՈՒՄ ՔԱՂԱՔԱՑԻՆԵՐԻ ԱՌԱՋԱՐԿՈՒԹՅՈՒՆՆԵՐԻ, ԴԻՄՈՒՄՆԵՐԻ ԵՎ ԳԱՆԳԱՏՆԵՐԻ ԳՈՐԾԱՎԱՐՈՒԹՅԱՆ ՄԱՍԻՆ
1. Սույն կանոնադրությունը մշակվել է Հայաստանի Հանրապետության 1990 թվականի դեկտեմբերի 4-ի <քաղաքացիների առաջարկությունները,="" դիմումները="" և="" գանգատները="" քննարկելու="" կարգի="" մասին=""> օրենքին համապատասխան և սահմանում է Հայաստանի Հանրապետության պետական, հասարակական և մյուս մարմիններում, ձեռնարկություններում, հիմնարկներում ու կազմակերպություններում քաղաքացիների առաջարկությունների, դիմումների ու գանգատների գործավարության հիմնական դրույթները:
Պետական, հասարակական և մյուս մարմինների, ձեռնարկությունների, հիմնարկների ու կազմակերպությունների ղեկավարները անձնական պատասխանատվություն են կրում քաղաքացիների առաջարկությունների, դիմումների և գանգատների գործավարության վիճակի համար: Նրանք սիստեմատիկաբար ստուգում են գործավարությունը վարելու կարգը համապատասխան պետական, հասարակական և մյուս մարմիններում, ձեռնարկություններում, հիմնարկներում ու կազմակերպություններում և միջոցներ են ձեռնարկում այդ աշխատանքների կատարելագործման ուղղությամբ` ելնելով իրենց գործունեության առանձնահատկություններից:
2. Քաղաքացիների առաջարկությունների, դիմումների և գանգատների գործավարությունը պետական, հասարակական և մյուս մարմիններում, ձեռնարկություններում, հիմնարկներում ու կազմակերպություններում տարվում է գործավարության մյուս ձևերից առանձնաբար և դրվում է դրա համար հատկապես նշանակված պաշտոնատար անձանց վրա:
3. Պետական, հասարակական և մյուս մարմիններում, ձեռնարկություններում, հիմնարկներում ու կազմակերպություններում մուտք եղող բոլոր առաջարկությունները, դիմումները և գանգատները պետք է ընդունվեն, հաշվառվեն և կենտրոնացված կարգով գրանցվեն գրանցման-հսկողական քարտերում (ձևը կցվում է)` դրանց ստացման օրը:
Քարտերը խմբավորվում են քարտարանում ըստ կատարման ժամկետների: Կատարված փաստաթղթերի քարտերը հանվում են քարտարանից և պահվում ըստ համարակալման առանձին, հետագայում արխիվ հանձնելու համար:
Ծրարները կցվում են քաղաքացու առաջարկությանը, դիմումին և գանգատին այն դեպքում, երբ միայն փոստային դրոշմակնիքի միջոցով է հնարավոր պարզել առաջարկության, դիմումի և գանգատի առաքման ու ստացման ժամանակը, ինչպես նաև այլ անհրաժեշտ դեպքերում:
Պետական, հասարակական և մյուս մարմինների, ձեռնարկությունների ու կազմակերպությունների ղեկավարների և մյուս պաշտոնատար անձանց կողմից կատարվող քաղաքացիների անձնական ընդունելության ժամանակ նրանց գրավոր ու բանավոր առաջարկությունները, դիմումները և գանգատները նույնպես ենթակա են կենտրոնացված կարգով գրանցման` գրանցման-հսկողական քարտում:
Ընդունելությունը պետք է կատարվի սահմանված և քաղաքացիներին հայտնված օրերին և ժամերին:
Առաջարկության, դիմումի և գանգատի առաջին էջի ներքևի աջ անկյունում դրվում է գրանցման դրոշմակնիքը, որի վրա նշվում է գրանցման ինդեքսը, և լրացվում է գրանցման հսկողական քարտ: Գրանցման ինդեքսը բաղկացած է հեղինակի ազգանվան սկզբնատառից և ստացված առաջարկության, դիմումի և գանգատի հերթական համարից (օրինակ, Բ-401) և նշվում թվականը: Գրանցման ինդեքսը կարող է լրացվել այլ նշումներով, որոնք կապահովեն քաղաքացիների առաջարկությունների, դիմումների և գանգատների համակարգումը, որոնումը, վերլուծությունն ու պահպանությունը:
4. Քաղաքացիներից ստացվող կրկնական առաջարկություններին, դիմումներին և գանգատներին տրվում է գրանցման հերթական ինդեքս, իսկ գրանցման-հսկողական քարտի համապատասխան սյունակում նշվում է առաջին առաջարկության, դիմումի և գանգատի գրանցման ինդեքսը: Կրկնական առաջարկությունների, դիմումների և գանգատների վերջին աջ անկյունում և գրանցման-հսկողական քարտերի վրա նշում է արվում <կրկնական> և հավաքվում բոլոր նախորդ գրագրությունը:
Կրկնական պետք է համարվեն այն առաջարկությունները, դիմումները և գանգատները, որոնք ստացվում են միևնույն անձից նույն հարցով, եթե առաջին առաջին առաջարկությունը, դիմումը և գանգատը տալու ժամանակից անցել է քննարկման համար օրենսդրությամբ սահմանված ժամկետը կամ դիմողը բավարարված չէ իրեն տրված պատասխանով:
Տարբեր հասցեատերերի ուղարկված և քննարկման համար նույն պետական, հասարակական ու այլ մարմին, միևնույն ձեռնարկություն, հիմնարկ, կազմակերպություն մուտք եղած նույն անձի նույն հարցով առաջարկությունները, դիմումները և գանգատները հաշվի են առնվում առաջին առաջարկության, դիմումի և գանգատի գրանցման համարի տակ, ավելացնելով հերթական համարը, որը դրվում է կոտորակով (օրինակ, Ա-401/1, Ա-401/2, Ա-401/3):
5. Գրանցման-հսկողական քարտերի և քարտարանների քանակը որոշվում է ելնելով առաջարկությունների, դիմումների և գանգատների գծով տրված հանձնարարությունների հաշվառման, տեղեկատվական աշխատանքի, կատարման նկատմամբ հսկողության և դրանց վերլուծության ապահովման անհրաժեշտությունից: Քարտարանները կարող են ձևավորվել այբբենական կարգով` դասավորված այն անձանց ազգանուններով, որոնցից ստացվել են առաջարկությունները, դիմումները և գանգատները, ըստ դրանցում բարձրացված հարցերի թեմատիկայի:
Անհրաժեշտության դեպքերում կարող է տարվել այն անձանց ազգանունների այբբենական ուղեցույց, որոնցից ստացվել են առաջարկությունները, դիմումները և գանգատները:
6. Քաղաքացիների առաջարկությունների, դիմումների և գանգատների ժամանակին լուծման նկատմամբ հսկողությունը պետական, հասարակական և մյուս մարմիններում, ձեռնարկություններում, հիմնարկներում ու կազմակերպություններում դրվում է այն անձանց վրա, ովքեր պարտավոր են ապահովելու նամակների ժամանակին, ճիշտ և համակողմանի քննարկումը ու քաղաքացիների առաջարկությունների, դիմումների և գանգատների առթիվ ընդունված որոշումների կատարումը:
Պետական, հասարակական և մյուս մարմիններ, ձեռնարկությունները, հիմնարկներ ու կազմակերպություններ տարբեր հասցեատերերի ուղարկված քաղաքացիների նամակները, որոնք պահանջում են առաջարկությունների, դիմումների և գանգատների քննարկման արդյունքները հաղորդել , վերցվում են հատուկ հսկողության տակ: Այդ դեպքում գրանցման-հսկողական քարտերի և առաջարկությունների, դիմումների և գանգատների բոլոր օրինակների վրա աջ անկյունում դրվում է <հսկողություն> դրոշմակնիքը կամ <հ> հսկողության նշանը:
Քաղաքացիների այն առաջարկությունները, դիմումները և գանգատները, որոնց տրվում են միջակա պատասխաններ, հսկողությունից չեն հանվում: Հսկողությունը ավարտվում է միայն առաջարկության, դիմումի և գանգատի լուծման համար որոշում կայացնելուց և սպառիչ միջոցներ ձեռնարկելուց հետո: Քաղաքացիների առաջարկությունները, դիմումները և գանգատները հսկողությունից հանելու որոշումը ընդունում են պետական, հասարակական և մյուս մարմինների, ձեռնարկությունների, հիմնարկների ու կազմակերպությունների ղեկավարները և այլ պաշտոնատար անձինք, ովքեր պատասխանատու են քաղաքացիների նամակների ժամանակին և ճիշտ քննարկման համար:
Անստորագիր դիմումները ենթակա չեն քննարկման և սահմանված կարգով ոչնչացվում են: Քննարկման ենթակա չեն նաև այն դիմումները, որոնցում հեղինակի ինքնությանը վերաբերող տվյալները կեղծ են:
7. Քաղաքացիների առաջարկությունների, դիմումների և գանգատների պատասխանները տալիս են պետական, հասարակական և մյուս մարմինների, ձեռնարկությունների, հիմնարկների ու կազմակերպությունների ղեկավարները և այլ լիազորված պաշտոնատար անձինք: Պատասխանը կարող է տրվել գրավոր կամ հեղինակի համաձայնությամբ` նաև բանավոր: Բանավոր պատասխանի դեպքում գրանցման-հսկողական քարտում կատարվում է համապատասխան գրառում:
Պատասխանի ինդեքսը բաղկացած է գրանցման ինդեքսից և այն գործի համարից (ըստ անվանակարգի), որի մեջ կարվում է տվյալ հարցին վերաբերող գրագրությունը:
Քաղաքացիների առաջարկությունները, դիմումները և գանգատները համարվում են լուծված, եթե քննարկվել են գրանցում առաջքաշված բոլոր հարցերը, դրանց վերաբերյալ ձեռնարկվել են անհրաժեշտ միջոցներ և տրվել են գործող օրենսդրությանը համապատասխան ըստ էության ձեռնարկված միջոցառումների մասին սպառիչ պատասխաններ:
8. Պետական, հասարակական և մյուս մարմինների, ձեռնարկությունների, հիմնարկների ու կազմակերպությունների ղեկավարները կամ նրանց հանձնարարությամբ այլ պաշտոնատար անձինք պետք է սիստեմատիկաբար վերլուծեն ու ամփոփեն քաղաքացիների առաջարկությունները, դիմումները և գանգատները, դրանցում բովանդակվող գործնական դիտողությունները` նպատակ ունենալով ժամանակին բացահայտել և վերացնել քաղաքացիների իրավունքների և օրենքով պաշտպանվող շահերի խախտումներ ծնող պատճառները, ինչպես նաև կատարելագործել պետական, հասարակական և մյուս մարմինների, ձեռնարկությունների, հիմնարկների ու կազմակերպությունների աշխատանքը:
Վերլուծման և ամփոփման նյութերը նախապատրաստում են քաղաքացիների առաջարկությունների, դիմումների և գանգատների գործավարությունը վարող պաշտոնատար անձինք և ձևակերպում են դրանք վերլուծական տեղեկանքների ձևով, որոնք ներկայացվում են պետական, հասարակական և մյուս մարմինների, ձեռնարկությունների, հիմնարկների ու կազմակերպությունների ղեկավարներին` ամեն տարի 15-ին: Ընթացիկ բնույթի վերլուծական տեղեկանքներ կազմվում են ըստ անհրաժեշտության:
9. Քաղաքացիների առաջարկությունները, դիմումները և գանգատները լուծելուց հետո պետք է վերադարձվեն քաղաքացիների առաջարկությունների, դիմումների և գանգատների գործավարություն վարող պաշտոնատար անձանց` դրանց վերաբերող բոլոր նյութերով և գրանցման-հսկողական քարտի օրինակով` գործի և քարտարանի կենտրոնացված ձևավորման համար: Կատարողների մոտ գործերի ձևավորումը և պահպանումը արգելվում է:
Յուրաքանչյուր առաջարկության, դիմումի և գանգատի վերջնական լուծումից ու դրա կատարումից հետո պետք է լինի <գործին> մակագրությունը և այդ որոշումը ընդունող պաշտոնատար անձի անձնական ստորագրությունը:
Քաղաքացիների առաջարկությունները, դիմումները և գանգատները, դրանց վերաբերյալ պատասխանների պատճենները և դրանց լուծման հետ կապված փաստաթղթերը, ինչպես նաև քաղաքացիների անձնական ընդունելության փաստաթղթերը ձևավորվում են գործերի մեջ` պետական, հասարակական և մյուս մարմնի, ձեռնարկության, հիմնարկի ու կազմակերպության կողմից հաստատված գործերի անվանակարգին համապատասխան:
Այդ գործերում փաստաթղթերը դասավորվում են ժամանակագրական կամ այբբենական կարգով: Յուրաքանչյուր առաջարկություն, դիմում, գանգատ և դրանց քննարկման ու լուծման վերաբերյալ բոլոր փաստաթղթերը գործում կազմում են ինքնուրույն խումբ: Կրկնական առաջարկություն, դիմում, գանգատ ստանալիս կամ լրացուցիչ փաստաթղթեր երևան գալիս դրանք կարվում են փաստաթղթերի տվյալ խմբին:
Գործերը ձևավորելիս ստուգվում են փաստաթղթերը գործին կարելու ճշտությունը, դրանց լրիվությունը (լրակազմությունը):
Քաղաքացիների չլուծված առաջարկությունները, դիմումները և գանգատները, ինչպես նաև ոչ ճիշտ ձևակերպված փաստաթղթերը գործին կարելն արգելվում է:
10. Պետական, հասարակական և մյուս մարմինների, ձեռնարկությունների, հիմնարկներն ու կազմակերպություններն իրականացնում են առաջարկությունների, դիմումների և գանգատների պահպանումն ու օգտագործումը տեղեկատվական և այլ նպատակներով:
Քաղաքացիների առաջարկությունների, դիմումների և գանգատների վերաբերյալ փաստաթղթերի պահպանության պատասխանատվությունը դրվում է պետական, հասարակական և մյուս մարմինների, ձեռնարկությունների, հիմնարկների ու կազմակերպությունների ղեկավարների և տվյալ կատեգորիայի փաստաթղթերի հետ պաշտոնատար անձանց վրա:
Քաղաքացիների առաջարկությունների, դիմումների և գանգատների պահպանման ժամկետները որոշվում են սահմանված կարգով հաստատված այն փաստաթղթերի ցանկերով, որոնք գոյանում են պետական մարմնի, ձեռնարկության, հիմնարկի ու կազմակերպության գործունեության մեջ: Որպես կանոն, սահմանվում է քաղաքացիների առաջարկությունների, դիմումների ու գանգատների ու դրանց քննարկման և լուծման հետ կապված փաստաթղթերի պահպանման հնգամյա ժամկետ: Անհրաժեշտության դեպքերում պետական, հասարակական և մյուս մարմնի, ձեռնարկության, հիմնարկի ու կազմակերպության մշտական գործող փորձաքննության հանձնաժողովը կարող է որոշում ընդունել քաղաքացիների առավել արժեքավոր առաջարկությունների պահպանման ժամկետի ավելացման կամ մշտական պահպանության մասին:
Փորձաքննության հանձնաժողովների որոշումները քաղաքացիների առաջարկությունների, դիմումների և գանգատների պահպանման ժամկետների ավելացման ու պահպանման համար դրանց ընտրության մասին ենթակա են պետական մարմնի, ձեռնարկության, հիմնարկի և կազմակերպության ղեկավարների կողմից պարտադիր հաստատման:
11. Մշտական կամ ժամանակավոր (10 տարուց ավելի) պահպանման ենթակա գործերը հանձնվում են պետական մարմինների, ձեռնարկությունների, հիմնարկների ու կազմակերպությունների արխիվներին` դրանց գործավարությունը ավարտելուց մեկ տարի հետո: Ժամանակավոր պահպանման (մինչև 10 տարին ներառյալ) ենթակա գործերը հանձնվում են արխիվ պետական, հասարակական և մյուս մարմնի, ձեռնարկության, հիմնարկի ու կազմակերպության ղեկավարի հայեցողությամբ:
Պահպանման սահմանված ժամկետները լրանալուց հետո քաղաքացիների առաջարկությունների, դիմումների և գանգատների վերաբերյալ փաստաթղթերը ենթակա են ոչնչացման օրենսդրությամբ սահմանված կարգով:
12. Սույն կանոնադրության գործողությունը չի տարածվում քաղաքացիների այն առաջարկությունների, դիմումների և գանգատների գործավարությունը վարելու վրա, որոնց կարգը սահմանված է Հայաստանի Հանրապետության քրեական դատավարության, քաղաքացիական դատավարության, աշխատանքային և այլ օրենսդրությամբ:
ՀԱՎԵԼՎԱԾ
Հայաստանի Հանրապետության պետական, հասարակական
և մյուս մարմիններում, ձեռնարկություններում,
հիմնարկներում ու կազմակերպություններում
քաղաքացիների առաջարկությունների,
դիմումների և գանգատների գործավարության
մասին կանոնադրության
ԳՐԱՆՑՄԱՆ-ՀՍԿՈՂԱԿԱՆ ՔԱՐՏԻ ՁԵՎԸ
_______________________________________________________________________
Ինդեքսը | ԳՐԱՆՑՄԱՆ-ՀՍԿՈՂԱԿԱՆ ՔԱՐՏ
|
_______________________________________________________________________
Թղթակիցը ______________________________________________________________
(ազգանունը, անունը, հայրանունը, հասցեն, հեռախոսը)
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Նախորդ դիմումները .............N-
_______________________________________________________________________
Փաստաթղթի տեսակը .............էջի վրա
_______________________________________________________________________
Հեղինակը, թվականը, ուղեկցող նամակի ինդեքսը
_______________________________________________________________________
Թվականը, մուտքի ինդեքսը
_______________________________________________________________________
Համառոտ բովանդակությունը
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Պատասխանատու կատարողը
_______________________________________________________________________
Մակագրությունը
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Մակագրության հեղինակը
_______________________________________________________________________
Կատարման ժամկետը
_______________________________________________________________________
(գրանցման-հսկողական քարտի հակառակ երեսը)
Կատարման ընթացքը
_______________________________________________________________________
Կատարման | Կատարողը | Նշում միջակա պատասխանի |
հանձնելու | | կամ լրացուցիչ | Հսկիչ նշում
թվականը | | հարցադրման մասին |
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
Կատարման (պատասխանի) թվականը, ինդեքսը
_______________________________________________________________________
Հասցեատերը
_______________________________________________________________________
Բովանդակությունը Հսկիչի ստորագրությունը
_______________________________________________________________________
Հանել է հսողությունից ֆոնդ
_______________________________________________________________________
Թերթերը ցուցակ
_______________________________________________________________________
Գործ
________________________________________________________________________
Հատոր
_______________________________________________________________________
ՀԱՎԵԼՎԱԾ
ԳՐԱՆՑՄԱՆ-ՀՍԿՈՂԱԿԱՆ ՔԱՐՏԻ
Ց Ո Ւ Ց Ո Ւ Մ Ն Ե Ր
ԳՐԱՆՑՄԱՆ-ՀՍԿՈՂԱԿԱՆ ՔԱՐՏԻ (ԳՀՔ) *) ԼՐԱՑՄԱՆ ՎԵՐԱԲԵՐՅԱԼ ԳՐԱՆՑՄԱՆ-ՀՍԿՈՂԱԿԱՆ ՔԱՐՏԻ ԵՐԵՍԻ ԿՈՂՄԸ
Թղթակիցը` դիմողի կամ դիմողների ազգանունը, անունը, հայրանունը, բնակության կամ աշխատանքի վայրը, հեռախոսը, անստորագիր նամակների համար կատարվում է գրառում` «անստորագիր»:
Նախկին դիմումները` դիմողի նախկին առաջարկությունների, դիմումների ու գանգատների թվականները և գրանցման ինդեքսները:
Փաստաթղթի տեսակը` փոստով ստացված կամ անձնական ընդունելության ժամանակ տրված առաջարկությունը, դիմումը կամ գանգատը և դրանցում թերթերի քանակությունը:
Ուղեկցական նամակի հեղինակը, թվականը, ինդեքսը` առաջարկությունը, դիմումը, գանգատը ուղարկող կազմակերպության անվանումը:
Մուտքի թվականը, ինդեքսը` առաջարկության, դիմումի, գանգատի ստացման թվականը (փոստով կամ անձնական ընդունելության ժամանակ) և դրանց գրանցման ինդեքսը:
Առաջարկության, դիմումի, գանգատի համառոտ բովանդակությունը:
Պատասխանատու կատարողը` առաջարկության, դիմումի, գանգատի լուծման համար պատասխանատու կազմակերպության կամ կառուցվածքային ստորաբաժանման անվանումը:
Մակագրությունը` փոխադրվում է փաստաթղթերից կամ գրանցվում անձնական ընդունելության ժամանակ:
Մակագրության հեղինակը` ղեկավարի, առաջին մակագրության հեղինակի պաշտոնը, ազգանունը և սկզբնատառը:
Կատարման ժամկետը` նշվում է մակագրությանը կամ օրենսդրությամբ սահմանված կատարման ժամկետներին համապատասխան: Ժամկետների փոփոխման մասին գրառումը կատարվում է տողի հաջորդ սյունակում, նշելով նոր ժամկետը, դրա փոփոխման մասին որոշում ընդունած ղեկավարի պաշտոնը և ազգանունը:
Քարտի երեսի կողմի վերին ձախ անկյունում ըստ կառավարչական փաստաթղթերի ընդհանուր միութենական դասակարգիչի նշվում է ԳՀՔ-ի կոդը (0229140) և այն կազմակերպության կոդը, որտեղ տարվում է գրանցման հսկողական քարտը:
Կրկնական դիմումները գրանցելիս վերին աջ անկյունում դրվում է «Կրկնական» դրոշմակնիքը:
Գրանցման-հսկողական քարտի հակառակ երեսը
Կատարման ընթացքը.
«Կատարման հանձնելու թվականը» սյունակը` նշվում է փաստաթուղթը անմիջական կատարողին հանձնելու թվականը:
«Կատարող» սյունակը` անմիջական կատարողի ազգանունը, սկզբնատառը և հեռախոսը (սյունակները լրացվում են փաստաթղթի յուրաքանչյուր տեղաշարժի ժամանակ).
«Միջակա պատասխանի կամ լրացուցիչ հարցադրման մասին նշում» սյունակը` հասցեատերը, թվականը, ինդեքսը` միջակա պատասխանի կամ հարցադրման համառոտ բովանդակությունը.
«Հսկիչ նշումներ» սյունակը` նշումներ հիշեցումների, կատարման վիճակի և այլնի մասին:
Կատարման թվականը, ինդեքսը` վերջնական որոշում բովանդակող փաստաթղթի թվականը և գրանցման ինդեքսը:
Հասցեատերը` նշվում են այն բոլոր հասցեատերերը, որոնց ուղարկված է փաստաթուղթը վերջնական որոշմամբ:
Բովանդակությունը` պատասխան փաստաթղթի վերնագիրը, նշելով ընդունած որոշումը (բավարարված է, մերժված է, պարզաբանված է):
Հսկողությունից հանել` առաջարկությունը, դիմումը, գանգատը, հսկողությունից հանելու մասին որոշում ընդունած ղեկավարի և այլ պաշտոնատար անձի պաշտոնը, ազգանունը և սկզբնատառը:
Հսկիչի ստորագրությունը` քաղաքացիների առաջարկությունների, դիմումների և գանգատների գծով հսկողության համար պատասխանատուի ստորագրությունը:
«Գործ ..., հատոր... թերթեր» գործի ինդեքսը, ըստ անվանակարգի, հատորի և թերթերի համարը (դրվում են լուծումն ավարտելուց և գործին կարելուց հետո):
Ֆոնդ ..., ցուցակ ..., գործ ...` դրվում են գործը արխիվ հանձնելուց հետո:
Խորհուրդ են տրվում քարտերի հետևյալ չափսերը` Ա5 ( 148 x 210 ) և Ա6 ( 105 x 148 ):